1. Begin bij de klant en de aanvraagtekst
- Zoek de bestaande klant bij Relaties of maak die aan. Controleer naam, e-mailadres en eventuele bedrijfsrelatie.
- Voeg de oorspronkelijke klantvraag toe als briefing bij het project. Bij een mail kun je MAINE vragen een projectvoorstel te maken uit de geselecteerde mail. Controleer de relatie en de voorgestelde taken voordat je bewaart.
- Ontbreekt de aanvraagtekst? Laat MAINE eerst vragen stellen. Een skill Intakecontrole kan de werkwijze herhalen; een skill verzint de ontbrekende klantvraag niet.
2. Briefing, budget en fase krijgen een vaste plek
Klantaanvraag / briefing is de inhoud van de vraag en de afspraken. Je kunt dit bij een nieuw project invullen en bij de projecteigenschappen aanpassen. Begroting of budget is een voorlopig bedrag exclusief btw en is geen omzet of klantakkoord.
De verkoopfase beschrijft de commerciële voortgang. De uitvoeringsfase beschrijft het werk: Aanvraag, Gepland, In uitvoering, Wacht op materiaal, Oplevering of Gereed. Een verkoopfase wijzigen verandert de uitvoeringsfase niet automatisch.
3. Maak de volgende stap uitvoerbaar
- Voeg een taak toe met verantwoordelijke en eventueel een deadline.
- Plan een werkblok bij het juiste project en de juiste medewerker. Een geplande afspraak is nog geen geregistreerde gewerkte tijd.
- Maak een offerte met gecontroleerde producten, arbeid, btw en korting. Laat ontbrekende prijsafspraken zichtbaar staan.
- Bewaar en deel pas na controle een klantlink. Bij een laadfout kun je opnieuw ophalen; bij een verlopen of ingetrokken link maakt het bedrijf een nieuwe link.
4. Controleer na bewaren
Open het dossier opnieuw en controleer de briefing, het budget, de fase, taak en planning. Vraag MAINE deze gegevens terug te lezen als tweede controle. Een antwoord in de chat is op zichzelf geen opgeslagen wijziging.
Een akkoord, factuur uitgeven, ontvangen betaling registreren en een credit maken zijn afzonderlijke stappen. Een betalingsregistratie boekt geen geld over. Gebruik fictieve gegevens voor een proef en stuur of bevestig geen echt klantdocument als test.
Als MAINE niet verder kan
Open de projecteigenschappen om briefing, budget of fase met de hand vast te leggen. Controleer een onbekend eigen veld bij Eigen inrichting. Bij een verouderd gewoon gegevensvoorstel kun je een nieuwe preview laten maken zonder opnieuw AI te vragen. Bewaar pas na controle; een foutmelding is geen bewijs dat de gevraagde wijziging al is uitgevoerd.
Een leesbare briefing met behoud van je afspraken
MAINE krijgt de instructie om je intake uit te werken in korte alinea’s met duidelijke kopjes voor de klantvraag, werkzaamheden, planning en afspraken. Controleer de uitkomst vóór bewaren: genoemde termijnen, bedragen, scope en onzekerheden moeten behouden blijven. Een verwachting van de klant dat iets is inbegrepen, is nog geen bevestigd akkoord.
Via Briefing bewerken kun je een bestaande briefing aanvullen en van kopjes en opsommingen voorzien. De weergave ondersteunt die structuur. Eerdere opgeslagen tekst wordt niet met een nieuw AI-verhaal overschreven omdat je het dossier opent.
Kom je er niet uit? Stel Jerryt je vraag.