Wat je nodig hebt
Je hebt een mailbox nodig waarvoor je provider IMAP en SMTP toestaat, de juiste servernamen en poorten, en een wachtwoord of app-wachtwoord. IMAP is voor ophalen; SMTP is voor versturen. Niet ieder account laat wachtwoordtoegang toe: bij OAuth-only accounts werkt dit formulier niet. Gebruik voor Gmail bij voorkeur de Google-knop.
MANE ondersteunt verplichte versleuteling: IMAP op 993 met TLS of 143 met STARTTLS; SMTP op 465 met TLS of 587/2525 met verplicht STARTTLS. De server moet publiek bereikbaar zijn en een geldig certificaat hebben. MANE biedt geen knop om de certificaatcontrole uit te zetten.
Je mailbox verbinden
Iedere gebruiker koppelt de eigen mailbox binnen de gekozen bedrijfswerkruimte. Een eigenaar krijgt daarmee geen toegang tot de persoonlijke mailbox van een collega. Alleen wat je bewust bewaart of laat koppelen, komt bij gedeeld werk.
- Open Inbox → Mailkoppelingen → Mailbox via IMAP koppelen.
- Vul je e-mailadres in en de IMAP-server, beveiligde poort, gebruikersnaam en het (app-)wachtwoord. Een lege gebruikersnaam gebruikt je e-mailadres.
- Vul de SMTP-server en beveiligde poort in. Een lege SMTP-gebruikersnaam gebruikt het e-mailadres; een leeg SMTP-wachtwoord gebruikt het ingevulde IMAP-wachtwoord. Vul afwijkende SMTP-gegevens apart in.
- Laat de mapnamen automatisch herkennen, of vul onder Andere mapnamen de exacte naam voor Verzonden en Spam in.
- Bevestig dat je deze mailbox mag koppelen en de inloggegevens versleuteld mag laten bewaren. Klik op Verbinding testen & mailbox koppelen.
- MANE test IMAP en de SMTP-login zonder een mail te versturen. Pas na beide bevestigingen wordt de verbinding bewaard.
Lezen, zoeken en bijlagen
Kies de actieve mailbox in Inbox. Bij IMAP toont Inbox & verzonden de standaard-inbox en de herkende Verzonden-map. Ontvangen en Spam zijn afzonderlijke weergaven. Dit is geen volledige doorzoeking van alle archiefmappen van je provider.
Zoek op woorden in de mail. Berichten worden per pagina opgehaald; een grote selectie kan vragen om een gerichtere zoekopdracht. Een bericht mag maximaal 12 MB zijn om in MANE te openen. Een bijlage kun je tot 10 MB downloaden.
Berichtverwijzingen zijn gebonden aan deze mailbox, de map en de provideridentiteit van die map. Na een herindeling of een wisseling van mailserver kan MANE vragen de lijst te vernieuwen. Er wordt geen andere mail geraden op basis van hetzelfde volgnummer.
Versturen en beantwoorden
Gebruik Nieuwe mail of Beantwoorden, controleer het concept en bevestig de verzending. Je eigen gekoppelde mailbox is de afzender. MAINE kan helpen met een antwoordconcept; dat gebruikt de normale creditregels en verzendt niets zonder jouw handeling.
De SMTP-bevestiging betekent dat jouw mailserver de mail heeft aangenomen. Dat is geen bewijs van aflevering of lezen door de ontvanger. MANE probeert daarna een kopie in de herkende Verzonden-map terug te vinden of te bewaren. Als dat niet lukt, blijft de aangenomen verzending staan en wordt de ontbrekende kopie gemeld.
Als de uitkomst van een verzending onzeker is, wordt hetzelfde verzoek niet blind opnieuw verstuurd. Controleer Verzonden in je eigen mailprogramma en gebruik de statuscontrole van hetzelfde verzoek. Zo kan een teruggevonden Message-ID de status herstellen zonder een tweede verzending.
De IMAP/SMTP-route begrenst verzending tot 100 berichten per uur per persoon in deze MANE. De bestaande lagere limieten en bewuste startbevestigingen van Mailsequencer of nieuwsbrieven blijven gelden. Je provider kan lagere of andere limieten hanteren.
Samen met dossiers, MAINE en geplande controles
Relevante IMAP-mail kan via de bestaande inbox aan relaties en dossiers worden gekoppeld. MAINE leest voor een antwoord de geselecteerde eigen mailbox en het juiste bericht; een mailbox van een collega wordt daarmee niet toegankelijk.
Mailsequencer en nieuwsbrieven gebruiken dezelfde afzenderkeuze en bevestigingsroute. Ze starten niet door alleen een mailbox te koppelen. Bestaande Gmail-campagnes behouden hun afzender.
Een expliciet aangezette factuurinbox- of meer-/minderwerkcontrole gebruikt je primaire Gmail als die bestaat. Zonder primaire Gmail gebruikt de controle de eerst gekoppelde actieve IMAP-mailbox van dezelfde persoon. De controle leest en stelt voor; ze verstuurt niets en boekt geen kosten of klantbetalingen.
Wachtwoord, foutmelding en ontkoppelen
De (app-)wachtwoorden worden versleuteld op de server bewaard met een binding aan persoon, mailbox en bedrijfswerkruimte. Ze worden niet teruggestuurd en horen niet in chat, screenshots, openbare documenten of een API-workflow. Het invulveld wordt na een verbindingspoging geleegd.
Bij een fout controleer je servernaam, poort, gebruikersnaam en of de provider een app-wachtwoord of OAuth vereist. Een certificaatfout los je bij de juiste serverinstelling of provider op. MANE schakelt de beveiliging niet uit om toch te verbinden.
Ontkoppelen verwijdert de bruikbare inloggegevens uit de actieve verbinding. Eerder bij het werk bewaarde mail en de verzendregistraties blijven bestaan. Een al door SMTP aangenomen bericht kun je door ontkoppelen niet terughalen.
Kom je er niet uit? Stel Jerryt je vraag.