Jouw gegevens.
Duidelijke afspraken.

1. Partijen en toepasselijkheid

Deze overeenkomst geldt tussen de zakelijke klant die MANE voor zijn bedrijf afneemt, hierna 'Klant', en The Dukes Studio, handelend onder MANE, KvK 99481952, Scheerling 195, 8265 GG Kampen, Nederland, jerryt@maneworks.com, hierna 'MANE'. Klant is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens in zijn werkruimte; MANE verwerkt die namens Klant. Als Klant zelf verwerker is, staat hij ervoor in dat zijn opdrachtgever deze inschakeling toestaat en geeft hij diens rechtmatige instructies door.

Deze overeenkomst wordt onderdeel van de dienstverlening wanneer Klant haar aanvaardt of partijen haar afzonderlijk schriftelijk overeenkomen. Publicatie alleen geldt niet als aanvaarding door bestaande klanten. Bij tegenstrijdigheid gaan deze verwerkersafspraken voor op algemene voorwaarden voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft. Eigen account-, beveiligings- en administratieverwerkingen van MANE als verantwoordelijke staan in de privacyverklaring.

2. Opdracht, doelen en duur

Klant geeft opdracht persoonsgegevens te verwerken om zijn gekozen MANE-inrichting te hosten, gegevens op te slaan en op te vragen, relaties en dossiers te beheren, documenten voor te bereiden, communicatie en koppelingen uit te voeren, exports te leveren en geautoriseerde AI-ondersteuning te bieden. De verwerking duurt zolang de dienstverlening en de afgesproken teruggave of verwijdering dit nodig maken.

De functionele instellingen en uitdrukkelijke gebruikersopdrachten binnen de overeengekomen rechten vormen gedocumenteerde instructies. Aanvullende instructies kunnen schriftelijk worden vastgelegd. MANE verwerkt niet voor eigen reclame, verkoop van klantinhoud of training van algemene AI-modellen. MANE informeert Klant onmiddellijk wanneer een instructie naar zijn oordeel in strijd is met toepasselijk gegevensbeschermingsrecht en kan de betrokken instructie opschorten totdat zij is opgehelderd. Een wettelijk verplichte verwerking buiten de instructie wordt vooraf gemeld, tenzij de wet dit verbiedt.

3. Gegevens en betrokkenen

De verwerking kan betrekking hebben op klanten, potentiële klanten, contactpersonen, leveranciers, medewerkers en andere personen die Klant rechtmatig in zijn bedrijfsvoering registreert. Gegevens kunnen bestaan uit namen, zakelijke contactgegevens, adressen en projectlocaties, rollen, correspondentie, afspraken, werkregistraties, offerte- en factuurgegevens, documentinhoud en projectfoto's. Alleen de voor de gekozen functie benodigde gegevens behoren tot de opdracht.

Bijzondere persoonsgegevens, medische dossiers, strafrechtelijke gegevens en systematische verwerking die een afzonderlijk beschermingsniveau vraagt, vallen tijdens de BETA buiten de standaardopdracht. Daarvoor is vooraf een afzonderlijke schriftelijke afspraak en geschikte inrichting nodig. Klant bepaalt rechtsgrond, juistheid, noodzakelijkheid en bewaarbehoefte en informeert de betrokkenen. Deze verantwoordelijkheid vermindert de eigen verplichtingen van MANE niet.

4. Vertrouwelijkheid en toegang

MANE beperkt toegang tot personen die deze voor de uitvoering nodig hebben en die tot geheimhouding zijn verplicht. Rechten worden passend verleend, gewijzigd en ingetrokken. Klant beheert zijn eigen leden en zorgt voor veilige accounts en apparaten. Platformbeheer geeft geen onbeperkt lidmaatschap van klantwerkruimtes. Standaard supportinzage is alleen-lezen, beperkt tot zakelijke overzichten en voorzien van een vastgelegde reden. Privémailboxen, privégesprekken en geheime koppelgegevens vallen buiten die supportweergave. Een noodzakelijke andere technische handeling vereist een afzonderlijke afweging en passende vastlegging.

5. Beveiligingsafspraken

MANE treft technische en organisatorische maatregelen passend bij de aard, omvang en risico's van de verwerking, rekening houdend met de stand van de techniek en redelijke uitvoeringskosten. Deze omvatten versleutelde netwerkverbindingen, afscherming per MANE en gebruiker, controle van rechten bij lezen en wijzigen, beperkte server- en databasetoegang, afgeschermde bestandsopslag en een zorgvuldige behandeling van koppelgegevens. Wijzigingen en supportinzage worden waar van toepassing gelogd. MANE beoordeelt relevante updates, storingen en herstelmogelijkheden en beperkt persoonsgegevens in foutregistraties.

Voor ingrijpende publicaties worden passende back-ups en controles uitgevoerd. Een aanwezige back-up is geen bewijs van een gegarandeerde hersteltijd. Een afzonderlijke beschikbaarheids-, herstel- of archiveringsgarantie geldt alleen als zij schriftelijk is overeengekomen. Tijdens de BETA zijn extra eigen exports van kritieke informatie verstandig. De BETA-aanduiding neemt de wettelijke beveiligingsplicht van MANE niet weg. Wijzigingen in maatregelen mogen het overeengekomen beschermingsniveau niet wezenlijk verlagen zonder passende vervanging.

6. Subverwerkers en doorgifte

Klant geeft algemene toestemming voor subverwerkers die noodzakelijk zijn voor de overeengekomen dienst, onder de voorwaarden in dit artikel. De bijlage noemt de ingezette categorieën en leveranciers. MANE legt aan subverwerkers ten minste gelijkwaardige verplichtingen op voor de relevante verwerking en blijft verantwoordelijk voor hun uitvoering overeenkomstig artikel 28 AVG. Een door Klant zelf ingeschakelde dienst is niet enkel door een koppeling een subverwerker van MANE.

MANE kondigt een beoogde toevoeging of vervanging van een subverwerker met relevante gevolgen in beginsel ten minste dertig dagen vooraf aan via een rechtstreeks bericht aan de beheerder van Klant. Klant kan binnen die termijn gemotiveerd bezwaar maken op gegevensbeschermingsgronden. Partijen zoeken een redelijke oplossing. Is die niet beschikbaar, dan kan Klant de getroffen functie of dienstverlening beëindigen voordat de wijziging daarop ingaat; niet geleverde vooruitbetaalde dienstverlening wordt naar verhouding afgehandeld. Bij een acute noodzakelijke beveiligings- of continuïteitsmaatregel bericht MANE zo spoedig mogelijk en blijven bezwaar en overleg mogelijk.

Gegevens mogen buiten de EER worden verwerkt voor zover daarvoor een geldig mechanisme onder hoofdstuk V AVG geldt en vereiste aanvullende maatregelen zijn getroffen. De gekozen technische hostinglocatie is geen garantie dat iedere subverwerker uitsluitend binnen de EER verwerkt. MANE verstrekt op verzoek relevante informatie over de toepasselijke waarborgen. Voor gebruik waarvoor uitsluitend EER-verwerking vereist is, is vooraf een afzonderlijke afspraak nodig.

7. Verzoeken van betrokkenen en toezicht

MANE helpt Klant, rekening houdend met aard en beschikbare informatie, bij passende verzoeken tot inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid. Een rechtstreeks ontvangen verzoek over klantinhoud wordt onverwijld aan Klant doorgegeven, tenzij een wettelijke verplichting anders vereist. MANE beslist niet zelfstandig namens Klant over het verzoek.

MANE biedt redelijke ondersteuning bij de verplichtingen uit artikelen 32 tot en met 36 AVG, waaronder incidentbehandeling, een benodigde gegevensbeschermingseffectbeoordeling en overleg met de toezichthouder. Partijen stemmen omvang, informatie en eventuele redelijke kosten voor uitzonderlijke werkzaamheden vooraf af. Kosten mogen de uitvoering van wettelijke verplichtingen niet onmogelijk maken of noodzakelijke spoedhulp vertragen.

8. Persoonsgegevensincidenten

Zodra MANE kennis heeft van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die onder deze opdracht vallen, informeert hij Klant zonder onredelijke vertraging via de bekende beheercontactgegevens. De eerste melding wordt niet uitgesteld tot het onderzoek volledig is afgerond. Voor zover bekend vermeldt MANE de aard van het incident, betrokken categorieën en aantallen, waarschijnlijke gevolgen, genomen of voorgestelde maatregelen en een bereikbaar contactpunt. Ontbrekende informatie volgt gefaseerd zodra beschikbaar.

MANE beperkt de gevolgen, bewaart passende onderzoeksinformatie en werkt mee aan de verplichtingen van Klant. Klant bepaalt meldingen aan betrokkenen en toezichthouders, behoudens zelfstandige wettelijke verplichtingen van MANE. Een melding is geen automatische erkenning van aansprakelijkheid. Klant houdt zijn beheercontactgegevens actueel.

9. Controle en aantoonbaarheid

MANE stelt de informatie beschikbaar die redelijkerwijs nodig is om naleving van deze afspraken en artikel 28 AVG aan te tonen. Klant mag zelf of via een onafhankelijke, vertrouwelijk gebonden deskundige een passende controle uitvoeren. Partijen stemmen vooraf scope, planning, vertrouwelijkheid en beveiliging af. Bestaande documentatie en onafhankelijke rapportages worden eerst benut voor zover zij de vraag beantwoorden. Een incident, aanwijzing van niet-naleving of verzoek van een toezichthouder kan een aanvullende controle rechtvaardigen. De rechten en persoonsgegevens van andere klanten blijven beschermd. Redelijke praktische afspraken mogen een noodzakelijke wettelijke audit niet feitelijk verhinderen.

10. Teruggave, einde en verwijderen

Klant kan zijn bedrijfsgegevens met de beschikbare exportfuncties ophalen en kan volledige teruggave of verwijdering aanvragen via het contactadres. Bij beëindiging spreken partijen af welke keuze Klant maakt en welke gegevens daarbij horen. MANE voert teruggave of verwijdering zonder onredelijke vertraging uit en bevestigt de uitvoering en eventuele nog bestaande beperkingen. Voor een omvangrijke of technisch bijzondere afhandeling wordt vooraf een concrete termijn afgesproken.

Voor zover de wet bewaren verplicht, blijven alleen de noodzakelijke gegevens voor dat doel behouden. Beperkt toegankelijke back-ups kunnen nog kopieën bevatten totdat deze gecontroleerd zijn verwijderd of vervangen. Zij worden niet voor reguliere verwerking gebruikt; bij herstel worden geldige verwijderinstructies opnieuw toegepast. MANE geeft op verzoek inzicht in de resterende bewaarbehoefte en overeengekomen afhandeling. Deze overeenkomst belooft geen automatische, reeds werkende verwijdertermijn die de BETA-dienst niet kan aantonen.

11. Overige afspraken

Partijen wijzen een bereikbaar contactpunt aan, werken te goeder trouw mee en informeren elkaar over omstandigheden die de uitvoering wezenlijk raken. Algemene aansprakelijkheidsafspraken gelden voor zover zij niet botsen met dwingend recht; rechten van betrokkenen en de wettelijke verdeling van verantwoordelijkheden worden niet beperkt. Nederlands recht is van toepassing. Geschillen worden behandeld door de wettelijk bevoegde Nederlandse rechter. Materiële wijzigingen in deze overeenkomst vragen een passende nieuwe kennisgeving of afspraak en wijzigen geen eerdere aanvaarding met terugwerkende kracht.

Bijlage A. Verwerking en leveranciers

Onderwerp: de zakelijke MANE-werkruimte, gekozen koppelingen en MAINE-ondersteuning. Aard: ontvangen, opslaan, ordenen, tonen, bewerken op instructie, doorzoeken, exporteren en verwijderen; bij AI het verwerken van relevante invoer tot antwoord of voorstel. Frequentie: volgens gebruik van Klant. Duur: dienstverlening plus noodzakelijke retour- of verwijderafhandeling. Gegevens en betrokkenen: artikel 3. Instructiegever: de bevoegde beheerder of gebruiker van Klant binnen diens rechten.

Hostinger: infrastructuur voor app en zelf gehoste database in Nederland; hostingdienstverlener. Supabase wordt hier als zelf gehoste software gebruikt en is daarmee niet automatisch een afzonderlijke Supabase Cloud-verwerking.

Cloudflare: netwerkproxy, verkeersafhandeling en bescherming. De dienst is internationaal; relevante verkeersgegevens kunnen buiten de EER worden verwerkt.

OpenAI API: AI-antwoorden en bronanalyse op gekozen relevante invoer, waaronder documenten, facturen en zo nodig gekozen mail of agenda. MANE gebruikt aanvragen met store=false; dit sluit eventuele providerbeveiligingsregistratie niet uit en is geen toezegging van Zero Data Retention. Geen algemene modeltraining op klantinhoud door MANE. Verwerking buiten de EER kan van toepassing zijn.

OpenAI Sites: hosting van de openbare marketingwebsite. Deze website bevat geen persoonlijke klantwerkruimte; websitebezoekers vallen onder de privacyverklaring en toepasselijke hostingverwerking.

Google: door de gebruiker afzonderlijk gekozen identiteit-, Gmail- en agendadienst. De precieze rol hangt af van de eigen Google-overeenkomst en gekozen functie. Alleen Google-aanmelden verleent geen mailtoegang. Lees ook Google & privacy.

Mollie: geen actieve betaalverwerking in deze versie van de dienst. Bij activering wordt de informatie over betaalverwerking, rol en ontvangers vooraf aangepast.

Deze bijlage beschrijft de diensten en rollen, niet een garantie dat ieder leveranciersaccount al een specifieke regionale instelling of aanvullende afspraak heeft. Een dergelijke bijzondere eis moet vóór het betrokken gebruik aantoonbaar zijn vastgelegd.