1. Begin bij de juiste medewerker en afspraken
Open als eigenaar de gegevens van de betreffende medewerker via Instellingen → Bedrijf → Team & rollen. Daar horen toegang, planningsgegevens en het gewenste aantal uren bij dezelfde persoon. Maak geen extra medewerker aan om verlof of werktijden apart te beheren. Daarmee zou je juist twee plekken creëren waarop je de beschikbaarheid moet begrijpen.
Controleer de werktijden en de afspraken over beschikbare verlofuren. De documentatie beschrijft dat de eigenaar die voor werknemers instelt als je verlofbeheer gebruikt. Een weekdoel helpt om geregistreerde uren met de afspraak te vergelijken. Het is geen automatische aanpassing van gewerkte uren en ook geen bewijs dat een specifieke vrije dag al is toegekend.
2. Gebruik de route die bij jouw rol hoort
Ga naar de beschikbare uren- of beschikbaarheidsroute voor vrije dagen. Controleer in welke MANE je werkt en voor welke persoon je handelt. Een werknemer vraagt vrij en ziet het resterende aantal uren. Een eigenaar stelt de eigen vrije dagen in. Houd deze twee routes uit elkaar wanneer je samen met een collega de eerste registratie doet.
Controleer vóór het vastleggen de bedoelde datum of periode en de omvang van de afwezigheid. Leg de aanvraag naast de gemaakte werkafspraken. Ga niet zelf uit van acht uur voor iedere dag: gebruik de afspraken en werktijden van deze medewerker. De handleiding geeft geen algemene formule waarmee je voor elk dienstverband het juiste verlofaantal kunt afleiden.
3. Lees de status na het indienen
Bekijk na de aanvraag wat MANE daadwerkelijk toont. Een verzoek is niet automatisch een goedgekeurde vrije dag. Controleer als eigenaar de aanvraag en de planning voordat je de uitkomst bevestigt. Bespreek ontbrekende of afwijkende informatie eerst met de medewerker, zodat jullie dezelfde datum, periode en omvang bedoelen.
Controleer daarna opnieuw de zichtbare aanvraagstatus en het getoonde resterende saldo. Presenteer een ingediend verzoek niet alvast als definitief akkoord richting klanten of collega’s. De documentatie beschrijft geen vaste benamingen voor alle mogelijke statussen of het precieze moment waarop elk saldo verandert. Lees daarom de concrete uitkomst in jouw werkruimte in plaats van een ontbrekende tussenstap te veronderstellen.
4. Fictief voorbeeld: een vrijdag vrij
Een fictief onderhoudsbedrijf gebruikt verlofbeheer voor twee werknemers. Noor vraagt een vrijdag vrij. Op haar planning staat die ochtend nog een servicebezoek. De eigenaar ziet de aanvraag en bekijkt eerst de werkblokken van Noor op die dag. Het servicebezoek maakt de aanvraag niet onzichtbaar, maar vraagt wel om een afzonderlijke oplossing voordat het team verder plant.
De eigenaar stemt af of het bezoek naar een andere datum kan of door een beschikbare collega kan worden uitgevoerd. Na de beslissing controleert hij de aanvraagstatus en de betrokken werkafspraak. Hij neemt niet aan dat de verlofaanvraag het bezoek zelf heeft verplaatst. Dit is een fictieve werksituatie om de controles te verduidelijken, geen beschrijving van een geteste automatische MANE-actie.
5. Controleer wat de afwezigheid voor werkblokken betekent
Open Planning en kies de relevante dag of week. Gebruik de filters voor medewerker, periode en project. Kijk naar bestaande werkblokken én naar open werk dat nog geen passend tijdvak heeft. Een taak met een deadline kan blijven bestaan terwijl er door de vrije dag minder tijd is om hem uit te voeren. Maak die spanning zichtbaar voordat je nieuwe afspraken toezegt.
Moet een bezoek verschuiven, wijzig dan bewust de oorspronkelijke afspraak en controleer datum, duur, medewerker en dossier. Controleer bij een andere medewerker ook diens beschikbare tijd. De uitleg over taken en planning beschrijft waarom een taak, werkblok en urenregistratie verschillende dingen zijn. Een verlofbesluit vervangt die afzonderlijke controles niet.
6. Controleer agenda en communicatie afzonderlijk
Werk je ook met Google Agenda, controleer dan de gebruikte koppeling en synchronisatiestatus. MANE beschrijft Google Agenda als een aparte koppeling. Iets in MANE bewaren betekent niet in iedere situatie dat een uitnodiging naar de klant is verstuurd. Bekijk bij een gewijzigde afspraak dus welke agenda-actie is gekozen en wie werkelijk een bericht moet krijgen.
Rond af met drie vragen: is de afwezigheid voor de juiste persoon vastgelegd, is de status duidelijk en klopt het resterende werkplan? Spreek af wie een betrokken klant informeert als diens afspraak verandert. Deze uitleg is gebaseerd op de MANE Docs, gecontroleerd op 4 november 2026; de uitvoering in de app is niet zelfstandig getest. Controleer de feitelijke uitkomst in je eigen werkruimte.
