Begin met drie gewone werkzaamheden
Wat gaat je collega straks in de werkruimte doen? Schrijf drie concrete handelingen op, bijvoorbeeld projectinformatie lezen, een taak bijwerken en eigen uren registreren. “Helpen met projecten” is te breed om een toegangskeuze op te baseren. Maak ook duidelijk welke handelingen bij jou blijven.
Deze korte lijst is je vertrekpunt voor de beschikbare rollen. Een taakverdeling en een gebruikersrol zijn verschillende dingen: afspreken dat iemand geen bedragen wijzigt, bewijst nog niet dat het account dat technisch niet kan. Controleer beide.
Kies een eigen account met passende rechten
Het Nationaal Cyber Security Centrum adviseert persoonsgebonden accounts en toegang die past bij het werk en de periode waarin iemand die nodig heeft. Deel dus niet jouw inlog om een collega alvast te laten beginnen. Gebruik een eigen uitnodiging en beoordeel welke rechten nodig zijn.
Een beheerdersrol kiezen omdat die waarschijnlijk overal bij kan, slaat die beoordeling over. Lees wat de beschikbare rol toestaat. Past geen rol bij de gewenste beperking, behandel dat als een open inrichtingsvraag. Beloof je collega geen afgeschermd onderdeel zolang je niet hebt vastgesteld dat het werkelijk zo werkt.
Nodig de juiste persoon uit in de juiste MANE
Open in MANE Instellingen → Bedrijf → Team & rollen. Controleer eerst of je pakket ruimte heeft voor een extra gebruiker. Kies de bedoelde collega en rol en gebruik de uitnodigingsroute via je gekoppelde Gmail. Lees e-mailadres, werkruimte en rol terug voordat je verstuurt.
Volgens de documentatie voert een uitnodiging niet stilzwijgend een extra betaling uit. Moet je de pakketruimte uitbreiden, doe dat dan bewust via Abonnement en controleer vooraf de kosten. De actuele stappen staan bij Team, rollen en werktijden.
Doe samen een kleine toegangsproef
Laat je collega na acceptatie met het eigen account de bedoelde werkruimte openen. Loop de drie gekozen werkzaamheden na met een herkenbaar, onschuldig testdossier. Controleer wat leesbaar is en welke bedoelde wijzigingen mogelijk zijn. Een succesvolle login alleen vertelt je nog niet of de inrichting klopt.
Gebruik voor een schrijftest een vooraf afgesproken proefnotitie of proeftaak, geen echte factuur, klantmail of betaling. Lees een bewaarde wijziging opnieuw terug. Staat een noodzakelijke handeling niet toe, controleer dan eerst account, werkruimte en gekozen rol. Verhoog niet meteen alle rechten om één onduidelijkheid weg te nemen.
Leg ook een onverwacht ruim bereik vast. De proef is een controle van de gekozen samenwerking, geen volledige beveiligingsaudit of garantie dat alle toegangsgrenzen zijn getest.
Houd persoonlijke mail en gedeelde inhoud uit elkaar
Een teamuitnodiging maakt je persoonlijke Gmail niet voor collega’s leesbaar. Inhoud die je bij een gedeeld dossier bewaart, volgt volgens de MANE-documentatie juist de toegangsrechten van dat dossier. Dat onderscheid hoort bij de uitleg aan een nieuwe collega.
Spreek af welke zakelijke informatie bij het werk wordt bewaard en controleer de bestemming. Een bericht met privégegevens wordt niet geschikt om te delen doordat er ook een projectnaam in staat. Laat in de toegangsproef zien welke relevante dossierinformatie je bewust hebt klaargezet; gebruik daarvoor geen privégesprek.
Een toegangskaart die je kunt teruglezen
Een eenvoudige eigen notitie kan volstaan: naam en gecontroleerd e-mailadres; bedoelde MANE; afgesproken werkzaamheden; gekozen rol; gecontroleerd op; open vragen; volgend controlemoment. Dit is een praktische werkwijze, geen afzonderlijke standaardfunctie of automatische rechtenrapportage van MANE.
Fictief voorbeeld: Noor helpt twee maanden bij de projectadministratie. De eigenaar noteert welke informatie Noor nodig heeft en welke bewerkingen zijn afgesproken. Na het kiezen van een passende beschikbare rol lopen zij die handelingen samen na. Een ontbrekende mogelijkheid blijft als vraag open. “Account werkt” is pas een bruikbare conclusie als duidelijk is wat zij hebben gecontroleerd.
Bekijk toegang opnieuw als het werk verandert
Het NCSC adviseert rechten actueel te houden bij een functiewijziging of vertrek. Plan daarom ook voor tijdelijke hulp een moment om de toegang opnieuw te beoordelen. Kijk welke werkzaamheden nog bestaan en wie open werk overneemt; oude toegang hoeft niet vanzelf passend te blijven.
MANE gebruikt dezelfde medewerker voor toegang en planningsgegevens. Maak dus geen tweede persoon aan alleen om werktijden of een weekdoel vast te leggen. Houd het begin klein: één collega, duidelijke werkzaamheden en een gecontroleerde rol. Daarna kun je met meer vertrouwen het volgende stuk werk samen oppakken.
