1. Maak de zoekvraag concreet
Open Plannen met MAINE op Planning, of ga vanuit het dossier via MAINE voor dit dossier naar Vrij werkblok zoeken. Kies de medewerker, de benodigde duur en een periode van maximaal veertien dagen. Volgens de actuele documentatie gebruikt dit zoeken geen AI-credits.
Bepaal vooraf wat binnen dat blok moet passen. Zoek je tijd voor een bezoek van een uur, terwijl je ook voorbereiding nodig hebt? Maak dan zelf duidelijk welke tijd je reserveert. Veronderstel niet dat een beschikbaarheidscontrole automatisch reistijd, voorbereiding of een nog onbekende materiaalvertraging voor je invult.
2. Bekijk welke beschikbaarheid MANE meeneemt
MANE controleert werkdagen, capaciteit, verlof, handmatige beschikbaarheid en bestaande werkblokken. Dat maakt de inrichting van je planning belangrijk. Wat je niet goed hebt vastgelegd, kun je niet zonder meer terugverwachten in een voorstel.
Een vrij tijdvak beantwoordt bovendien niet iedere uitvoeringsvraag. De klant kan nog moeten bevestigen, een sleutel kan ontbreken of een voorafgaande taak kan onaf zijn. Controleer die voorwaarden bij het dossier. Je projectplanning rond afhankelijkheden blijft daarom nuttig naast het zoeken naar beschikbare tijd.
3. Lees of Google Agenda is meegenomen
Voor je eigen teamprofiel kun je jouw gekoppelde Google Agenda meenemen. De uitkomst vermeldt of Google is gecontroleerd. Lees die vermelding voordat je een tijdstip als geschikt beschouwt. Gmail verbinden is niet hetzelfde als de afzonderlijke Google Agenda-koppeling instellen.
Is de agenda onvolledig of onbereikbaar, dan stopt die controle. Je kunt daarna expliciet kiezen om alleen MANE te gebruiken. Dat is een beperktere controle, niet alsnog een bevestiging dat je ook in Google vrij bent. Controleer die agenda dan zelf voordat je een afspraak toezegt. De documentatie vermeldt dat privé-agendatitels en beschrijvingen niet bij het bedrijf worden bewaard.
4. Kies het blok en controleer wat is bewaard
Kies het juiste dossier, de activiteit en eventueel de bijbehorende taak. Bij het kiezen controleert MANE de beschikbaarheid opnieuw en bewaart het gekozen werkblok in MANE. De hercontrole is relevant omdat er tussen zoeken en kiezen iets in de planning kan veranderen.
Bekijk daarna de medewerker, datum, begintijd, duur en dossierkoppeling. In een fictief voorbeeld zoek je twee uur voor een opname. Het gevonden blok is pas bruikbaar als het aan de bedoelde opname hangt en de juiste persoon is ingepland. Een tijdvak zonder de juiste context geeft de uitvoering nog onvoldoende houvast.
5. Nodig de klant afzonderlijk uit
Een gevonden tijdstip is geen uitnodiging. Naar Google overzetten blijft een aparte keuze via het bestaande werkblokformulier. Controleer bij die stap de afspraakgegevens en bedoelde ontvangers. Alleen in MANE bewaren betekent dus niet dat de klant een agenda-uitnodiging heeft ontvangen.
Rond af met drie vragen: welke agenda’s zijn gecontroleerd, welk blok staat nu bij het dossier en welke afspraak is daadwerkelijk met de klant gedeeld? Houd die antwoorden uit elkaar. Daarmee voorkom je dat een intern planningsvoorstel onbedoeld wordt behandeld als een bevestigde klantafspraak. Bij onduidelijkheid in de getoonde status gebruik je de handleiding over taken en planning of vraag je support om uitleg, in plaats van dezelfde actie blind te herhalen.
Veelgestelde vragen
Kost Vrij werkblok zoeken AI-credits?
De actuele MANE-handleiding vermeldt dat dit zoeken geen AI-credits gebruikt. Dat staat los van andere MAINE-functies, zoals taken laten voorstellen.
Wordt mijn klant meteen uitgenodigd?
Nee. Het gekozen werkblok wordt in MANE bewaard. Naar Google overzetten en een passende uitnodiging versturen zijn afzonderlijke keuzes.
