1. Controleer of de afspraak werkelijk maandelijks terugkomt
Pak eerst de klantafspraak erbij. Welke dienst lever je, welke regels horen op de factuur en vanaf wanneer geldt de afspraak? Een terugkerende planning neemt geen onduidelijkheid over de inhoud weg. Zet een nog niet bevestigde uitbreiding daarom niet alvast in iedere toekomstige maandfactuur.
De handleiding voor facturen maakt onderscheid tussen maandfacturen en eenmalige projecttermijnen. Een maandfactuur verlaagt de resterende projectsom van die termijnen niet. Gebruik deze route dus niet alleen omdat je een project in meerdere delen wilt factureren. Bepaal eerst welke facturatieafspraak je werkelijk hebt gemaakt.
2. Stel de maandfactuur met de juiste gegevens in
Kies Terugkerende facturen en vul klant, factuurregels, betaaltermijn, eerste datum en maanddag in. Je kunt een maanddag van 1 tot en met 31 kiezen. Controleer de klantgegevens en de inhoud van de regels, inclusief de gebruikte bedragen en btw, voordat je de planning afrondt.
Bestaat de gekozen dag niet in een maand, dan gebruikt MANE de laatste dag van die maand. De oorspronkelijke keuze blijft voor de volgende maand gelden. Met maanddag 31 krijg je dus niet vanzelf een nieuwe vaste maanddag doordat een kortere maand voorbij is. Er wordt maximaal één factuur per kalendermaand gemaakt.
3. Gebruik het concept als eerste controlepunt
Standaard ontstaat een conceptfactuur. Open de eerste uitkomst en vergelijk die met de afspraak: juiste klant, dienst, periode, regels, datum en betaaltermijn. Kijk ook of er voor diezelfde maand al een factuur via een andere route is gemaakt. Een terugkerende planning vervangt je controle op dubbele facturatie niet.
Een fictief voorbeeld: je hebt maandelijks websiteonderhoud afgesproken, maar een eenmalige ontwerpaanpassing staat nog in de gekopieerde regels. Die extra regel hoort niet zonder nieuwe afspraak iedere maand terug te komen. Corrigeer de inrichting voordat je verdergaat en controleer opnieuw wat de klant daadwerkelijk zal ontvangen.
4. Beslis afzonderlijk over automatisch versturen
Alleen de eigenaar kan automatisch versturen inschakelen. Daarvoor zijn volledige afzender- en klantgegevens en de eigen gekoppelde mailbox nodig. Een gewijzigde afzender of ontvanger vraagt opnieuw controle. Lees die gegevens zorgvuldig: een juiste factuur naar het verkeerde adres is nog steeds een verkeerde verzending.
Een planning die vanuit een offerte komt, wacht volgens de documentatie op echt klantakkoord. Controleer daarom de bron van dat akkoord. Gebruik een opgeslagen concept of een intern besproken voorstel niet als vervanging. Houd bovendien uitgifte, verzending en ontvangst van betaling uit elkaar; de factuurstatus en betaalstatus beantwoorden verschillende vragen.
5. Houd herinneringen en onduidelijke uitkomsten zichtbaar
Je kunt afzonderlijk één automatische herinnering instellen, een gekozen aantal dagen na de vervaldatum. Betaalde en volledig gecrediteerde facturen krijgen die herinnering niet. Controleer voordat je dit gebruikt of ontvangen betalingen correct zijn verwerkt. Een bankoverschrijving vraagt nog steeds om de passende ontvangstregistratie.
Bij een onduidelijke verzenduitkomst pauzeert MANE de planning voor controle. Lees eerst de status en beschikbare verzendinformatie. Hervatten hergebruikt dezelfde factuur en verzendopdracht. Maak dus niet direct een tweede factuur om een onduidelijk resultaat op te lossen; dat maakt de controle juist moeilijker.
6. Werk de planning bij als de afspraak verandert
Bekijk bij een gewijzigd abonnement, nieuwe contactpersoon of eindigende dienstverlening ook de maandfactuurplanning. Je kunt haar in het overzicht pauzeren of hervatten. Leg vast welke maand en afspraak je hebt gecontroleerd, zodat je later begrijpt waarom de planning wel of niet actief is.
Rond je eerste controle af met drie antwoorden: wat wordt iedere maand gemaakt, wordt het alleen als concept bewaard of ook verstuurd, en wanneer kijk je de uitkomst na? Daarmee wordt herhaling een bewuste werkafspraak in plaats van iets dat na het instellen uit beeld verdwijnt.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als ik maanddag 31 kies?
In een maand zonder die dag gebruikt MANE de laatste dag. De gekozen maanddag blijft voor de volgende maand behouden. Er wordt maximaal één factuur per kalendermaand gemaakt.
Wordt een terugkerende factuur standaard verzonden?
Nee. Standaard ontstaat een concept. Alleen de eigenaar kan automatisch versturen inschakelen, met de vereiste gegevens en een eigen gekoppelde mailbox.
