Eerst vaststellen: concept of uitgegeven factuur?
Open in MANE Offertes & facturen en ga naar Facturen. Zoek de juiste klant en opdracht en controleer welk document je voor je hebt. Een concept bereid je voor; met Factuur definitief maken geef je het document uit. Die handeling verstuurt op zichzelf geen mail en registreert geen betaling. In oudere schermen heet de knop Vastzetten.
Is de factuur nog een concept? Controleer de inhoud voordat je hem uitgeeft. Is hij al definitief, behandel hem dan niet als een vrij bewerkbaar kladje. De MANE Docs wijzen daarvoor op een passend credit- of correctievoorstel. Bekijk ook eerdere termijnen, zodat een correctie niet onbedoeld een tweede factuur voor hetzelfde werk wordt.
Schrijf de reden op vóór je bedragen verandert
Maak eerst een korte correctienotitie: welk factuurnummer betreft het, welke regel klopt niet, wat moet de juiste situatie zijn en waarop is die wijziging gebaseerd? Denk aan een akkoord over minderwerk of een aantoonbaar verkeerd aantal. Houd feiten en nog te bevestigen afspraken uit elkaar.
Een bruikbare opdracht aan MAINE is bijvoorbeeld: “Bereid een correctievoorstel voor factuur [nummer] voor. Regel [omschrijving] bevat [fout]; de afgesproken situatie is [correctie]. Laat eerst zien wat je wilt wijzigen. Geef niets uit en verstuur niets.” Controleer daarna zelf of het voorstel echt op de bedoelde factuur en afspraak aansluit.
Controleer het correctiedocument als een nieuw beslismoment
MAINE kan interne correctiestappen voorbereiden, maar jouw bevestiging en verzendcontrole blijven nodig. Controleer de betrokken klant, de oorspronkelijke factuur, de te corrigeren regels, bedragen en btw. Ga niet uit van een automatisch juiste fiscale behandeling omdat een voorstel er verzorgd uitziet.
De Belastingdienst noemt bij een wijzigingsfactuur onder meer een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur. Voor een vereenvoudigde factuur gelden voorwaarden en uitzonderingen, bijvoorbeeld bij bepaalde grensoverschrijdende transacties. Gebruik de officiële uitleg over een wijzigingsfactuur als controlebron; laat een onduidelijke btw-situatie beoordelen door je boekhouder voordat je uitgeeft.
Credit, ontvangst en terugbetaling zijn drie verschillende dingen
Een credit corrigeert de factuurkant. Een ontvangst legt vast dat geld is binnengekomen. Een eventuele terugbetaling is weer een aparte geldbeweging. Een ontvangstregistratie in MANE boekt geen geld over en controleert je bank niet automatisch. De documentatie maakt expliciet onderscheid tussen een credit en een ontvangen betaling.
Hypothetisch voorbeeld: een factuur bedraagt € 1.210 inclusief btw. Er wordt een vermindering van € 121 inclusief btw afgesproken. Zonder andere wijzigingen blijft rekenkundig € 1.089 over. Heeft de klant nog niets betaald, registreer dan niet € 121 als ontvangst om dat saldo te bereiken. Heeft de klant al € 1.210 betaald, controleer dan afzonderlijk hoe de € 121 wordt afgehandeld. Dit rekenvoorbeeld bepaalt niet welk btw-tarief of welke fiscale correctie voor jouw opdracht geldt.
Lees de uitkomst terug voordat je opnieuw handelt
Bekijk na het bewaren de actuele factuur, de zichtbare correctie en het resterende openstaande bedrag. Vergelijk die met de eerder gecontroleerde ontvangst. Een aangepast saldo is geen bewijs dat er geld is teruggestort; een bevestigde banktransactie is geen bewijs dat het correctiedocument is gemaakt. Controleer beide sporen.
Krijg je een foutmelding of weet je niet of opslaan is gelukt? Maak niet direct hetzelfde document opnieuw. De uitleg over veilig werken waarschuwt voor blind herhalen van financiële schrijfacties. Lees eerst de bestaande toestand terug en zoek naar het verwachte document. Bewaar de foutreferentie wanneer hulp nodig is.
Sluit af met één begrijpelijke uitleg aan de klant
Controleer vóór verzending nogmaals de ontvanger en het document. Leg kort uit welke oorspronkelijke factuur wordt gecorrigeerd en waarom. Zeg alleen iets over een terugbetaling als die werkelijk is afgesproken of uitgevoerd; een voorbereid voorstel is geen uitgevoerde betaling.
Bewaar de oorspronkelijke afspraak en de correctie bij het betreffende werk, zodat je later kunt verklaren wat er veranderde. Loop tot slot drie vragen langs: klopt de documentgeschiedenis, kloppen de geregistreerde ontvangsten met de betaalbron en begrijpt de klant wat nog openstaat? Zo los je de fout op zonder een tweede onduidelijkheid te creëren.
