1. Deel de regels in voordat je rekent
In MANE is een uitvoering een alternatief dat de klant kan kiezen. Gezamenlijke regels horen bij de basis; losse extra's kunnen boven op de gekozen uitvoering komen. Schrijf eerst op welke werkzaamheden in alle uitvoeringen gelijk zijn en welke elkaar vervangen. Dat onderscheid voorkomt dat je twee complete pakketten én dezelfde voorbereiding bij elkaar optelt.
Gebruik namen die het verschil uitleggen. “Portretserie op locatie” en “Portretserie met extra productopnamen” zijn herkenbaarder dan alleen A en B. Beschrijf ook wat een extra toevoegt. Controleer of een onderdeel al in een uitvoering zit voordat je het daarnaast als losse extra aanbiedt. De klant moet kunnen begrijpen wat iedere keuze oplevert.
2. Maak een kleine lijst van de mogelijke keuzes
Neem bij twee uitvoeringen en één onafhankelijke extra vier controles op: uitvoering A zonder extra, A met extra, B zonder extra en B met extra. Noteer per combinatie de gezamenlijke regels, de gekozen uitvoering, de extra en het verwachte totaal. Dit is een eenvoudige controlelijst naast je concept, geen aparte automatische functie die MANE voor je uitvoert.
Zijn bepaalde combinaties inhoudelijk onmogelijk, bied ze dan niet als vanzelfsprekend aan. Een accessoire kan bijvoorbeeld alleen bij één materiaal of uitvoering passen. Maak die voorwaarde duidelijk en controleer de aangeboden keuze in het klantvoorbeeld. Neem niet aan dat software iedere technische afhankelijkheid herkent. Bij veel opties helpt het om de keuzes eerst te vereenvoudigen.
3. Reken één fictief voorstel zelf na
Een fictieve fotograaf rekent €300 voor gezamenlijke voorbereiding. Uitvoering A kost daarnaast €900 en uitvoering B €1.400. Een optionele aanvullende selectie kost €150. Alle bedragen in dit voorbeeld zijn exclusief btw; er is geen korting. De vier verwachte subtotalen zijn dan €1.200, €1.350, €1.700 en €1.850.
Hij controleert of de voorbereiding niet óók in de regels van A en B staat. Daarna kiest hij in het klantvoorbeeld achtereenvolgens de aangeboden combinaties en vergelijkt de inhoud en subtotalen. Staat bij A met extra €1.650, dan zoekt hij de afwijkende regel op in plaats van het totaal handmatig passend te maken. De bedragen zijn uitsluitend een rekenvoorbeeld, geen aanbevolen tarieven of gemeten MANE-uitkomst.
4. Controleer btw, korting en interne kosten apart
Het voorbeeld rekent zonder korting, zodat de opbouw zichtbaar blijft. Heeft jouw offerte wel korting, controleer dan zowel de regelkorting als de projectkorting en de regels waarop die gelden. De documentatie beschrijft dat MANE de kortingen afzonderlijk toont. Btw wordt per regel afgerond; controleer daarom de gebruikte tarieven en de uiteindelijke som van de regels.
Lees steeds of je naar een bedrag inclusief of exclusief btw kijkt. Vergelijk ook de eenheid en hoeveelheid: een prijs per uur en een vaste prijs per opdracht betekenen iets anders. Een interne materiaalbegroting hoort niet automatisch als klantregel of extra op het voorstel. Ontbrekende kostprijzen maken de interne marge onvolledig, ook als het verkoopbedrag correct optelt.
5. Bekijk de versie die je daadwerkelijk gaat delen
Bewaar het gecontroleerde concept en open opnieuw het klantvoorbeeld. Loop iedere aangeboden combinatie langs. Kloppen de omschrijvingen, aantallen, prijsbasis, kortingen en totalen? Controleer daarna de PDF afzonderlijk als je die wilt meesturen. Dezelfde combinatie moet in het document herkenbaar zijn, met de juiste voorwaarden en geldigheid.
Houd maandelijkse afspraken apart van het eenmalige offertotaal. De MANE Docs beschrijven hiervoor een eigen onderdeel, met onder andere startdatum, looptijd en opzegafspraken. Voeg een maandbedrag niet zonder toelichting aan een eenmalig totaal toe. Controleer bij het delen ook de juiste documentversie: een eerdere klantlink verandert niet stilzwijgend mee met een aangepast concept.
6. Lees na akkoord de gekozen combinatie terug
Controleer bij een ontvangen akkoord welke uitvoering, extra's en documentversie zijn vastgelegd. Gebruik juist die afspraak voor de verdere voorbereiding. Een bekeken optie geeft je nog geen toestemming om haar uit te voeren. Als de klant later iets wijzigt, houd je de eerdere momentopname intact en leg je de nieuwe afspraak herkenbaar vast.
Deze controle gaat over de samenstelling en berekening binnen één voorstel. Het beheren van offerteversies blijft daarnaast nodig wanneer de inhoud wordt herzien. De productuitleg is op 5 november 2026 gecontroleerd aan de actuele MANE Docs; de appwerking is voor dit artikel niet zelfstandig getest. Gebruik je eerstvolgende concept om de controles in jouw eigen inrichting na te lopen.
