Bepaal eerst wat er verandert
Een andere uitvoering binnen hetzelfde voorstel en een nieuwe offerteversie hebben ieder een eigen functie. Twee afwerkingen waaruit de klant mag kiezen, zijn alternatieven. Verander je na het overleg de inhoud of prijs van het voorstel, dan wil je die herziening kunnen onderscheiden van wat eerder is gedeeld.
Kijk ook of er al een akkoord is. Bij een open voorstel bespreek je nog de mogelijke opdracht. Bij een geaccepteerde offerte verandert een nieuwe bewerking de bestaande afspraak niet vanzelf. KVK legt uit dat door akkoord op een offerte een overeenkomst ontstaat. Bewaar daarom altijd welke inhoud de klant daadwerkelijk heeft bevestigd.
Gebruik een vast kenmerk en een herkenbare versie
Houd het offertenummer of projectkenmerk herkenbaar en voeg een versienummer en datum toe. Bijvoorbeeld: voorstel TUIN-026, versie 2, 20 oktober 2026. Gebruik hetzelfde kenmerk in het document, de bestandsnaam en het begeleidende bericht. “Definitief-nieuw-aangepast” wordt na nog een wijziging al snel onduidelijk.
Noteer intern per versie wanneer die is gemaakt, wanneer die is gedeeld en wat de klant daarop heeft laten weten. De nieuwste bewerking kan nog een concept zijn terwijl de klant de vorige versie bespreekt. Houd dus zichtbaar welke versie intern wordt bewerkt, welke ter beoordeling is gedeeld en waarop een akkoord is ontvangen.
Schrijf een korte verschillenlijst
Laat de klant niet twee lange documenten vergelijken om één wijziging te vinden. Benoem wat erbij komt, wat vervalt en wat verandert aan prijs of planning. Controleer ook de onderdelen die gelijk blijven. Een aangepaste hoeveelheid kan bijvoorbeeld gevolgen hebben voor materiaal, arbeid én het totaal.
Fictief voorbeeld: een hovenier herziet een nog niet geaccepteerd tuinvoorstel. In versie 2 komt een uitgebreidere border voor €940 erbij en vervalt een eerdere post van €240. Het totaal gaat daarmee van €5.800 naar €6.500. Alle bedragen zijn inclusief btw en uitsluitend illustratief. De verschillenlijst noemt daarnaast welke plantkeuze nog openstaat en wanneer die nodig is. Zo kan de klant de herziening beoordelen zonder zelf te reconstrueren wat er is veranderd.
Controleer het document dat de klant ontvangt
Open na het aanpassen opnieuw het klantvoorbeeld. Bekijk aantallen, eenheden, uitvoeringen, extra’s, korting, btw en totaal. Controleer daarnaast de geldigheid en afspraken over uitvoering. Een tekstuele wijziging kan een eerdere planningszin onjuist maken, ook als de optelsom nog klopt.
Download je een PDF, open dan die nieuwe PDF zelf. Kijk naar kenmerk, datum en inhoud voordat je hem meestuurt. Een correct scherm bewijst niet dat de bijlage in je conceptmail de juiste is. Bewaar de gedeelde versie bij het dossier, zodat je later kunt terugvinden waarop de reactie betrekking had.
Deel de herziening met één duidelijke vraag
Vermeld in het bericht welke versie je ter beoordeling stuurt en hoe die zich verhoudt tot het eerdere voorstel. Bijvoorbeeld: “Hierbij versie 2 van TUIN-026, met de wijzigingen uit ons gesprek. De border is uitgebreid en de eerdere post is vervallen. Het nieuwe totaal is €6.500 inclusief btw. Wil je deze versie beoordelen?”
Ontvang je daarna alleen “akkoord”, controleer dan bij welk document en welke keuzes die reactie hoort. Is dat onduidelijk, vraag het na. Een nieuwe PDF is op zichzelf geen bevestiging dat de klant andere afspraken aanvaardt. Zorg dat jullie dezelfde wijziging bedoelen, zeker wanneer de eerdere offerte al was geaccepteerd.
Zo werken versies en klantlinks in MANE
In MANE wordt een geaccepteerde offerte vergrendeld. Met Nieuwe versie maak je een nieuw bewerkbaar voorstel, terwijl de eerdere momentopname en het ontvangen akkoord behouden blijven. Gebruik die scheiding om de bestaande afspraak te kunnen teruglezen terwijl je een wijziging voorbereidt.
Een klantlink bevat de documentversie die je op dat moment deelt. De eerdere link wordt niet stilzwijgend bijgewerkt als jij later gegevens aanpast. Maak voor de aangepaste inhoud een nieuwe klantlink en controleer die. Een eerder gedownloade PDF verandert evenmin mee. Juist deze deelstap verdient aandacht: de juiste inhoud in je editor is pas bruikbaar als je ook de bedoelde versie met de klant deelt.
Koppel uitvoering aan de bevestigde afspraak
Wanneer de gewijzigde afspraak vaststaat, controleer je wat die betekent voor taken, materialen en planning. Laat collega’s weten welke versie en keuzes voor hun werk gelden. Bewaar eerdere versies voor de voorgeschiedenis, maar maak de actuele uitvoeringsafspraak duidelijk herkenbaar.
Begin bij je eerstvolgende herziening met drie controles: klopt het versiekenmerk, zijn de verschillen duidelijk en heb ik precies dit document gedeeld? Daarmee voorkom je dat een zorgvuldig aangepast voorstel alsnog verwarring veroorzaakt in de inbox.
Veelgestelde vragen
Is een uitvoering hetzelfde als een offerteversie?
Nee. Een uitvoering is een keuzemogelijkheid binnen het voorstel. Een versie maakt een herziening van het voorstel herkenbaar. Noteer bij een akkoord zowel de juiste versie als de gekozen uitvoering en extra’s.
Verandert een oude MANE-klantlink automatisch mee?
Nee. De documentatie beschrijft een klantlink als de gedeelde documentversie. Maak een nieuwe klantlink wanneer je gewijzigde inhoud wilt delen en controleer wat de ontvanger ziet.
Moet aanvullend werk in een volledig nieuwe offerte?
Je kunt een gewijzigd totaalvoorstel of afzonderlijk meer- of minderwerk vastleggen. Kies een vorm waarin helder blijft wat de bestaande afspraak is en welke wijziging je ter bevestiging voorlegt.
