Kies wat je werkelijk opnieuw gebruikt
Neem een paar recente opdrachten en zoek de onderdelen die terugkomen. Dat kan een uur montage zijn, een adviesgesprek of één bepaald materiaal. Begin met die regels. Een eenmalige uitzondering hoeft niet meteen een standaardartikel te worden.
Maak je selectie op herbruikbaarheid, niet op de lengte van een leveranciersbestand. Kun je bij een volgend gebruik dezelfde omschrijving en dezelfde eenheid aanhouden? Zo niet, dan ontbreekt er misschien een onderscheid tussen twee uitvoeringen. De aanpak hieronder is een praktische inrichtingsoefening, geen verplichte catalogusstandaard.
Geef iedere regel één herkenbare betekenis
Gebruik een naam waarmee je het juiste onderdeel kunt terugvinden zonder eerst de prijs te lezen. “Onderhoud” is breed. “Onderhoudsbezoek kleine tuin — arbeid per uur” zegt al meer. Zet kenmerken die de uitvoering echt veranderen in de naam of beschrijving, niet alleen in je hoofd.
GS1 onderscheidt bij productbeschrijvingen onder meer de functionele naam, variant en netto-inhoud. Dat is een nuttig denkmodel voor fysieke producten: wat is het, welke uitvoering en hoeveel zit erin? Neem geen GS1-verplichting over voor je eigen dienstenlijst; gebruik het onderscheid om je eigen regels eenduidig te maken.
Houd projectafspraken buiten de vaste artikelnaam. Een klantnaam of een eenmalige uitvoeringsdatum hoort bij de opdracht. Anders groeit je catalogus ongemerkt uit tot een archief van oude projecten.
Spreek eerst af wat één betekent
Bij een uur is de hoeveelheid tijd. Bij een doos is de hoeveelheid het aantal dozen, niet automatisch het aantal stuks erin. Bij een sessie moet uit de beschrijving blijken welke sessie je bedoelt. De rekensom klopt alleen wanneer hoeveelheid en prijs op dezelfde eenheid slaan.
Noteer bij verpakkingen de inhoud die je nodig hebt om te vergelijken. Verkoop je per stuk maar koop je per doos, controleer dan de omrekening voordat je een kostprijs overneemt. Laat een onbekende verpakkingsinhoud open in plaats van er één van te maken. Hetzelfde geldt voor een prijs waarvan niet duidelijk is of hij per meter, rol of verpakking geldt.
Fictief voorbeeld: van een doos naar een losse eenheid
Een fictieve leverancier biedt een doos met twaalf identieke meubelgrepen aan voor €48 exclusief btw. Voor dit rekenvoorbeeld rekenen we zonder bijkomende kosten. De inkoopprijs per greep is dan €48 gedeeld door twaalf: €4. Dat is geen automatisch vastgestelde verkoopprijs.
De catalogusregel luidt bijvoorbeeld: “Meubelgreep model Voorbeeld, mat zwart, hartafstand 128 mm”. De verkoopeenheid is stuk. Bij de bronnotitie staat dat de leveranciersprijs over een doos van twaalf gaat. De naam en bedragen zijn verzonnen voor deze oefening; ze beschrijven geen werkelijk productaanbod.
Wil je drie grepen in een concept opnemen, dan hoort de hoeveelheid drie bij de gekozen verkoopprijs per stuk. Gebruik je per ongeluk de doosprijs als stukprijs, dan blijft de vermenigvuldiging technisch mogelijk maar krijgt het voorstel de verkeerde betekenis. Controleer daarom niet alleen het totaal, maar ook het verhaal achter iedere factor.
Houd verkoop, inkoop en ontbrekende gegevens uit elkaar
De verkoopprijs is het bedrag dat je voor de gekozen eenheid aan de klant wilt rekenen. De kostprijs beschrijft je interne uitgangspunt. Bewaar daarnaast de bron en controledatum in je eigen beheer waar dat nodig is. Een oude leveranciersprijs is geen bewijs dat hetzelfde bedrag vandaag nog geldt.
Een lege kostprijs is ook niet hetzelfde als nul. Vul geen fictief bedrag in om een regel compleet te laten lijken. Controleer de bedoelde prijsbasis, inclusief of exclusief btw, en laat de inhoudelijke beoordeling van je tarief bij jezelf. Dit artikel helpt je gegevens ordenen; het berekent geen verantwoord tarief voor jouw bedrijf.
Maak één gecontroleerde regel in MANE
Open Diensten of Producten, afhankelijk van de benamingen in jouw MANE. Leg de naam, het type, de eenheid en de verkoopprijs vast. Vul relevante kostprijs-, btw- en leveranciersgegevens aan. De documentatie over diensten, producten en prijzen beschrijft de actuele invoerroute.
Je kunt Zelf invullen kiezen of Maken met MAINE gebruiken om een voorstel te laten voorbereiden. Controleer het voorstel voordat je bewaart. Gebruik de gecontroleerde regel daarna in een offerteconcept en bekijk eenheid, hoeveelheid en berekening samen. Dit is een testconcept; deel het niet als klantvoorstel zolang je nog controleert.
Onderhoud de betekenis, niet alleen het bedrag
Bij een prijswijziging controleer je ook of de eenheid of uitvoering is veranderd. Een verpakking die kleiner wordt, vraagt een andere vergelijking dan alleen de nieuwe doosprijs naast de oude zetten. Kijk bij een dienst of de omschrijving nog aansluit op wat je werkelijk levert.
Een nieuwe catalogusprijs verandert volgens de MANE-documentatie geen eerder geaccepteerd offertedocument. Controleer bewust welk bedrag een nieuw concept gebruikt. Begin vandaag met vijf vaak gebruikte regels en loop die één voor één na. Een kleine betrouwbare selectie is een bruikbaar begin voor je volgende opdracht.
