Begin bij de oorspronkelijke afspraak
“Kun je dit ook even meenemen?” is een goed moment om de bestaande opdracht erbij te pakken. Welke uitvoering was afgesproken? Wat staat er over dit onderdeel in de offerte? Controleer eerst of de vraag werkelijk iets toevoegt, vervangt of laat vervallen. Werk dat al was afgesproken, wordt niet vanzelf meerwerk doordat het meer tijd kost dan je had begroot.
ACM ConsuWijzer maakt voor consumenten onderscheid tussen een gewijzigde opdracht en werk dat tegenvalt. Bij een wijziging moet de ondernemer tijdig wijzen op hogere kosten. Welke regels gelden, hangt onder meer af van de prijsafspraak en omstandigheden. De werkwijze hieronder helpt afspraken vastleggen; laat een concreet geschil afzonderlijk beoordelen.
Geef iedere wijziging een eigen nummer
Gebruik binnen het project bijvoorbeeld W01, W02 en W03. Dat nummer verbindt het verzoek met je voorstel, de reactie en het uitgevoerde werk. Een collega hoeft dan niet te raden welk “extra kastje” in de mail wordt bedoeld. Ook een afgewezen of ingetrokken verzoek blijft zo herkenbaar.
Noteer per wijziging zes dingen: de datum en bron van het verzoek; het oorspronkelijke onderdeel; wat erbij komt of vervalt; de prijs en prijsbasis; het gevolg voor de planning; en de beslissing met datum en bewijs. Geef ook aan wie het volgende contact oppakt. Dit kan een korte dossiernotitie zijn. Het nummer en de velden zijn een praktische werkwijze, geen voorgeschreven formulier.
Maak prijs en planning beslisbaar
“Extra uren volgen” helpt de klant weinig. Beschrijf of je een vaste meerprijs aanbiedt of eerst een berekening moet maken. Vermeld duidelijk hoe btw is verwerkt en welke werkzaamheden en materialen zijn opgenomen. Vervalt er ook werk, laat dan de toevoeging en vermindering afzonderlijk zien, gevolgd door het verschil.
Bekijk daarna de uitvoering. Is een andere bestelling nodig? Moet een collega terugkomen? Schuift een afgesproken moment? Schrijf alleen gevolgen op die je kunt onderbouwen. Als de levertijd nog onbekend is, zet dat erbij en spreek af wanneer je daar duidelijkheid over geeft. Vraag de klant om een beslissing over het hele voorstel, inclusief het besproken planningsgevolg.
Fictief voorbeeld: een kastenwand uitbreiden
Een interieurbouwer maakt voor een bedrijf een kastenwand. De opdrachtgever vraagt twee extra vakken. In wijziging W02 verwijst de interieurbouwer naar de eerder gekozen tekening en omschrijft de nieuwe vakken, afmetingen en afwerking. De fictieve meerprijs is €480 exclusief 21% btw, dus €580,80 inclusief btw. Het bedrag is uitsluitend een rekenvoorbeeld.
De voorgestelde montage verschuift van donderdag naar vrijdag. Het bericht aan de opdrachtgever luidt: “Wil je W02 bevestigen: twee extra vakken volgens de bijgevoegde aangepaste tekening, voor €580,80 inclusief btw, met montage op vrijdag in plaats van donderdag?” De bevestiging wordt bij W02 bewaard. Een vraag als “Kan vrijdag ook later op de dag?” blijft een open planningsvraag.
Houd voorstel, beslissing en uitvoering afzonderlijk bij
Kies als vaste werkwijze dat je aanvullend werk pas bestelt of uitvoert nadat de afspraak duidelijk is bevestigd. Een interne notitie dat je de klant hebt gesproken, vertelt nog niet waarmee die instemde. Bewaar daarom de ontvangen reactie of een bevestiging van het gesprek bij het juiste wijzigingsnummer.
Noteer vervolgens wat de beslissing betekent voor taken, bestellingen en planning. Is het voorstel afgewezen, verwijder dan eventuele voorlopige uitvoeringsafspraken. Is het uitgevoerd, vermeld dat met de werkelijke datum. Controleer bij facturatie welke wijzigingen zijn overeengekomen en al zijn verwerkt. Het totaal van alle besproken ideeën is geen bruikbare basis voor een rekening.
Meerwerk vastleggen in MANE
Open in MANE het juiste project en gebruik Meerwerk vastleggen. Volgens de actuele documentatie vul je een omschrijving, bedrag exclusief btw en soort wijziging in. Foto’s kun je toevoegen als ze helpen. Neem je eigen wijzigingsnummer en de relevante afspraken op in de omschrijving, zodat het voorstel herkenbaar blijft.
Met Voorstel bewaren sla je eerst een concept op. Klantakkoord registreren is een afzonderlijke handeling, nadat je het akkoord werkelijk hebt ontvangen. Controleer de bron en inhoud voordat je dat doet. Een opgeslagen meerwerkvoorstel wijzigt niet vanzelf de klantafspraak en is ook geen verzonden factuur. De oorspronkelijke offerte blijft het vertrekpunt om de uitbreiding te begrijpen.
Maak vandaag één wijziging compleet
Pak de laatste extra klantvraag. Kun je het oorspronkelijke onderdeel, het voorstel en de reactie terugvinden? Vul het ontbrekende stuk aan voordat je het werk verder plant. Een volledige registratie van één echte wijziging geeft meer houvast dan achteraf een lijst met losse bedragen.
Veelgestelde vragen
Moet elke kleine wijziging een aparte offerte krijgen?
De passende vorm hangt af van de opdracht en afspraken. Zorg in ieder geval dat de wijziging, prijs, gevolgen en bevestiging terug te vinden zijn. Een wijzigingsnummer helpt ook bij een kort aanvullend voorstel.
Is ieder extra gewerkt uur automatisch meerwerk?
Nee. Controleer de afgesproken werkzaamheden en prijsbasis. Een uitbreiding op verzoek van de klant en een oorspronkelijke taak die langer duurt, vragen om een andere beoordeling.
Wat als de klant een onderdeel laat vervallen?
Leg ook dat verzoek vast. Bespreek wat er verandert aan de uitvoering, bestellingen en prijs. Neem de afgesproken uitkomst op bij de wijziging, zonder alvast een vermindering te veronderstellen.
