Koop ook diensten in.
Niet alleen materialen.

Welke inkoop wil je met software vastleggen?

Bij inkoop denk je misschien eerst aan dozen, onderdelen en voorraad. Maar een project kan ook externe montage, technische uitwerking of een afgebakende adviesdienst nodig hebben. De leverancier levert dan tijd of een afgesproken resultaat. Een systeem moet dat verschil herkenbaar houden, in plaats van iedere ontvangst als een fysiek artikel te behandelen.

Deze route past bij bedrijven die extern werk aan een project willen verbinden en hun interne inkoopprijs willen vastleggen. Zoek je uitgebreide contractbeoordeling, automatische urenaccordering of een juridische toets van inhuur, stel die eisen afzonderlijk. De inkoopfunctie die hier wordt beschreven belooft zulke controles niet. Je blijft zelf verantwoordelijk voor de inhoudelijke afspraak.

Fictief voorbeeld: technische uitwerking inkopen

Een ontwerpbureau koopt voor een project vier uur technische uitwerking in bij een externe specialist. Het afgesproken inkooptarief is in dit rekenvoorbeeld €65 per uur, exclusief btw. Vier maal €65 is €260. We rekenen hier zonder bijkomende kosten. De bedragen en situatie zijn fictief; ze adviseren geen tarief voor jouw bedrijf.

De klantverkoopprijs is een afzonderlijke afspraak. Je neemt dus niet vanzelf het bedrag van de klantofferte over als inkoopprijs. Zijn na een eerste werkmoment twee uur uitgevoerd, controleer dan wat daarvoor is opgeleverd en wat nog openstaat. Dat de helft is uitgevoerd, bewijst niet dat de hele opdracht klaar of betaald is.

Maak je keuze concreet

Wat MANE bij diensten en arbeid ondersteunt

Het catalogusveld van een inkooporder laat je materialen, diensten, arbeid en pakketten kiezen. Bij een dienst of arbeid kun je bijvoorbeeld uren als aantal gebruiken. Controleer de interne inkoopprijs: de verkoopprijs uit een offerte wordt volgens de documentatie niet als inkoopprijs ingevuld. Bewaren maakt een inkoopconcept.

Het ontvangen van een dienst of arbeid maakt geen fysieke voorraadmutatie. Materiaalontvangsten blijven wel de voorraad bijwerken. Een conceptorder, bewuste verzending, ontvangstregistratie en betaling beschrijven verschillende gebeurtenissen. Controleer per stap wat werkelijk is gebeurd; een opgeslagen bestelling is niet automatisch naar de leverancier verzonden.

Een korte proef voor je softwarekeuze

Maak een fictief project met één externe dienst. Kies een passende leverancier, een herkenbare omschrijving en de juiste eenheid. Controleer het aantal, de interne prijs en het gewenste moment. Bewaar het concept en open het opnieuw. Zoek terug of de informatie klopt bij de bedoelde opdracht, zonder het proefconcept als echte bestelling te versturen.

Gebruik daarna de keuzehulp hieronder om te beoordelen of jouw werk goed is beschreven. Bij uren gaat het om tijd en de bijbehorende prestatie; bij een vaste dienst om het afgesproken resultaat. Bij fysieke goederen controleer je artikelen en aantallen. Een beschrijving als “extra werk” is voor alle drie te vaag om later verschillen te verklaren.

Houd uitvoering en financiële afronding apart

Controleer bij uitvoering welke prestatie is geleverd en welke afspraak daarbij hoort. Komt later de leveranciersfactuur, leg die naast de oorspronkelijke bestelling en je uitvoeringsinformatie. Vraag verschillen na voordat je een financiële conclusie trekt. Een ontvangst of opgeslagen inkoopprijs bewijst niet dat een factuur correct is of een betaling heeft plaatsgevonden.

Dit onderscheid bestaat ook buiten MANE. UWV beschrijft in zijn eigen inhuurproces afzonderlijke stappen voor de inkooporder, geschreven en goedgekeurde uren en controle van de factuur. Dat is een praktijkvoorbeeld, geen universeel voorgeschreven werkwijze. Gebruik voor jouw onderneming een passende controle en verwar die niet met een automatische MANE-functie.

Veelgestelde vragen

Verder met jouw vraag

Productwerking gecontroleerd op 27 oktober 2026 aan de actuele MANE Docs. De keuzehulp en fictieve voorbeelden zijn eigen toelichtingen; beoordeel in Early Access je eigen werkroute.

Aanvullende primaire bron