1. Pak de juiste bestelling erbij
Begin met leverancier, orderkenmerk en het project waarvoor de levering bedoeld is. Zoek de bestelling zoals die met de leverancier is afgesproken, inclusief bevestigde wijzigingen. Een oude materiaallijst kan achterlopen op een latere klantkeuze. Controleer ook of dit de volledige bestelling of een aangekondigde deellevering is.
Leg bestelling, pakbon en ontvangen goederen naast elkaar. American University noemt in zijn ontvangstprocedure onder meer ontvangstdatum, leverancier, ordernummer, hoeveelheid en eventuele nalevering. Die gegevens helpen om één concrete levering te herkennen. De checklist in dit artikel is een eigen praktische werkwijze, geen overname van de interne regels van die universiteit.
2. Vergelijk dezelfde artikelen en dezelfde eenheden
Loop de order regel voor regel na. Vergelijk de artikelreferentie, uitvoering en hoeveelheid met de verpakking en inhoud. Een bijna gelijke productnaam bewijst niet dat je de afgesproken maat, kleur of variant hebt gekregen. Noteer een onduidelijke referentie als vraag; vink haar niet af omdat het product erop lijkt.
Tel in de eenheid van de bestelling. Drie dozen zijn niet automatisch drie stuks. Controleer de verpakkingsinhoud voordat je omrekent en schrijf zo nodig beide aantallen op. Controleer sets eveneens op hun afgesproken inhoud. Deze stap gaat niet om een nieuwe catalogusprijs, maar om de vraag of de geleverde hoeveelheid overeenkomt met déze order.
3. Beschrijf wat je ziet, niet wat je vermoedt
Bekijk verpakking en producten op zichtbare afwijkingen. Noteer concreet welk onderdeel het betreft en wat je ziet, bijvoorbeeld een beschadigde hoek of een andere afwerking. Maak een gerichte foto als die het verschil verduidelijkt. Een foto van een dichte doos bewijst niet dat de inhoud compleet of onbeschadigd is.
De University of Pennsylvania onderscheidt controle tegen de order van controle op de toestand van de goederen. Gebruik dat onderscheid: aanwezig is niet hetzelfde als geschikt voor gebruik. Zet een beschadigd of twijfelachtig onderdeel apart voor beoordeling en stem het vervolg af met de leverancier. Deze ontvangstcontrole vervangt geen technische keuring of productspecifieke gebruiksinstructie.
4. Houd een deellevering herkenbaar als gedeeltelijk
Fictief voorbeeld: voor een meubelproject zijn acht identieke legplanken besteld. Er komen zes binnen. Bij één daarvan zie je een beschadiging. Je noteert daarom drie afzonderlijke feiten: zes ontvangen, twee nog niet geleverd en één van de ontvangen planken met een te beoordelen afwijking. “Vijf ontvangen” zou het beschadigde exemplaar uit de geschiedenis laten verdwijnen.
Vraag de leverancier wat er met de ontbrekende en beschadigde onderdelen gebeurt. Een verwachte naleverdatum is nog geen ontvangst. Een afgesproken retour is nog geen uitgevoerde retour. Leg latere gebeurtenissen apart vast, zodat je dezelfde aantallen niet nogmaals als nieuwe levering telt. De situatie en aantallen zijn uitsluitend bedacht om dit onderscheid te laten zien.
5. Maak één korte ontvangstnotitie
Gebruik voor je eigen controle deze volgorde: ontvangstdatum; leverancier en orderkenmerk; pakbonreferentie; artikel en eenheid; besteld; nu ontvangen; eerder ontvangen; ontbrekend of afwijkend; bronfoto of toelichting; volgende actie en verantwoordelijke. Je hoeft geen tweede administratie op te bouwen: bewaar alleen de informatie die de ontvangst en het vervolg verklaart.
Schrijf bij iedere open afwijking wie contact opneemt en wanneer je opnieuw kijkt. Noteer een antwoord van de leverancier met datum en bron. Bewaar oorspronkelijke aantallen herkenbaar als een bestelling later wordt aangepast. Zo blijft het verschil tussen een tekort, een retour en een bewust gewijzigde order terug te lezen.
6. Bewaar de ontvangst bij het juiste werk in MANE
Open in MANE het project en Materialen & inkoop. Controleer leverancier en bestelling en vergelijk de ontvangen artikelen en aantallen met de order. De handleiding voor inkoop beschrijft dat je deelleveringen en retouren afzonderlijk registreert en een ontbrekende of afwijkende levering bij dezelfde bestelling vastlegt. Welke onderdelen zichtbaar zijn, hangt af van je inrichting.
Bewaar de relevante pakbon, foto of eigen ontvangstnotitie bij de beschikbare dossierbestanden. Open die daarna opnieuw om de plek en inhoud te controleren. De hierboven voorgestelde checklist is geen apart standaardformulier of automatische inspectie van MANE. De fysieke telling en beoordeling blijven jouw werk; een opgeslagen status vervangt die niet.
7. Controleer daarna planning en werkelijke kosten
Kan het geplande werk beginnen met wat er werkelijk beschikbaar is? Bekijk welke taak afhankelijk is van een ontbrekend of twijfelachtig onderdeel. Leg de vervolgstap vast en bespreek een gewijzigde uitvoeringsafspraak bewust. Een doos op locatie maakt een materiaalafhankelijkheid niet vanzelf opgelost.
Leg bij ontvangst van de leveranciersfactuur de bestelling en ontvangstregistratie ernaast. Controleer de gefactureerde artikelen, aantallen en afgesproken prijsbasis; vraag een afwijking na. Besteld, ontvangen, geretourneerd en betaald blijven afzonderlijke gebeurtenissen. De ontvangst registreren is geen betaling. Je bent klaar met deze controleronde wanneer duidelijk is wat binnen is, wat nog openstaat en wie daarmee verdergaat.
