1. Bepaal eerst wat je wilt laten zien
Kies het onderdeel van je werk dat de foto moet uitleggen: een materiaalovergang, de afwerking van een kast of een totaalbeeld van een tuin. Voor een detail hoeft de woning, klant of omgeving vaak niet herkenbaar in beeld te komen. Maak zo nodig een nieuwe foto met een rustiger kader.
Noteer de bedoelde plek: een openbare projectpagina, een besloten presentatie aan een klant of een socialmediabericht. Dat zijn verschillende vormen van delen. Een afspraak over de ene toepassing is geen automatische goedkeuring voor iedere andere bestemming.
2. Bekijk de achtergrond even zorgvuldig als het werk
Open de beoogde publicatiekopie op voldoende grootte. Kijk naar personen, naamplaatjes, huisnummers, poststukken, beeldschermen en reflecties in ramen of spiegels. Controleer ook het onderschrift, de bestandsnaam en eventuele locatiegegevens. Een neutrale foto kan door de begeleidende tekst alsnog een privéwoning herkenbaar maken.
Dit is een praktische selectieronde, geen automatische anonimiteitstest. Alleen een gezicht wegknippen bewijst niet dat iemand onherkenbaar is. Kies bij twijfel liever een ander beeld en bespreek de beoogde publicatie voordat je verdergaat.
3. Beoordeel persoonsgegevens en publicatieafspraken
De Autoriteit Persoonsgegevens legt uit dat persoonsgegevens niet zomaar openbaar op internet mogen worden gezet. Daarvoor is een geldige AVG-grondslag nodig; bij openbare publicatie is dat volgens de AP vrijwel altijd toestemming. Ga niet uit van toestemming omdat iemand je binnenliet om het werk uit te voeren.
Als je op toestemming steunt, moet duidelijk zijn voor welk beeld en gebruik die geldt. Leg de afspraak terugvindbaar vast en maak duidelijk hoe iemand contact opneemt over de publicatie. Ook een later verwijderverzoek vraagt aandacht. Deze checklist bepaalt niet welke grondslag in jouw individuele situatie geldig is; laat een onduidelijk geval beoordelen.
4. Controleer afzonderlijk de rechten op de foto
Wie heeft het beeld gemaakt: jij, een collega, de klant of een ingehuurde fotograaf? Een bestand ontvangen geeft niet vanzelf publicatierechten. De Rijksoverheid wijst erop dat voor het gebruik van auteursrechtelijk beschermde foto’s van anderen toestemming van de maker nodig is.
Controleer de licentie of gemaakte afspraken voor jouw toepassing, eventuele naamsvermelding en bewerking. De toestemming van een afgebeelde klant en het gebruiksrecht van de fotograaf beantwoorden verschillende vragen. Houd beide controles apart; een akkoord op de foto-inhoud lost een ontbrekend gebruiksrecht niet op.
5. Maak een kleine publicatiekaart
Gebruik per gekozen beeld deze eigen werkafspraak: bronbestand, maker, bedoelde bestemming, relevante toestemming of gebruiksafspraak, gecontroleerde privégegevens, publicatiekopie en open vragen. Voeg na plaatsing de echte paginalink toe. Noteer geen overbodige persoonsgegevens in die kaart.
Fictief voorbeeld: een interieurbouwer wil een kastdetail tonen. De eerste foto bevat een familiefoto en post op tafel. Hij maakt een nieuw detailbeeld zonder die onderdelen, controleert de afspraken en beoordeelt de uiteindelijke kopie. Dit fictieve voorbeeld bewijst niet dat iedere vergelijkbare foto vrij te publiceren is.
6. Houd het dossier en de openbare set uit elkaar
De MANE-handleiding voor bestanden en portfolio maakt onderscheid tussen interne dossierbestanden, klantdocumenten en openbaar portfoliomateriaal. Waar Portfolio in je inrichting beschikbaar is, controleer je beelden, omschrijvingen en toestemming voordat je materiaal extern gebruikt. Een opgeslagen dossierfoto is niet vanzelf openbaar.
Bewaar de publicatiekaart bij het juiste project en controleer de daadwerkelijke deelroute. Bekijk na plaatsing de pagina zoals een bezoeker die ziet: klopt de foto, bevat de tekst geen extra privégegevens en staan alleen de bedoelde beelden online? Bewaar de oorspronkelijke projectcontext intern, met toegang en bewaartermijn die bij het doel passen.
Veelgestelde vragen
Is toestemming van de klant genoeg voor een foto van een fotograaf?
Niet vanzelf. Controleer ook het gebruiksrecht voor de foto en de voorwaarden van de maker of rechthebbende.
Wordt een foto in mijn MANE-dossier automatisch openbaar?
Nee. Een intern dossierbestand is niet vanzelf portfoliomateriaal of een gedeeld klantdocument. Controleer de beschikbare deelroute en de inhoud die de ontvanger ziet.
