1. Maak een korte vergelijkbasis voor dit project
Schrijf op wat je nodig hebt: artikel of dienst, uitvoering, hoeveelheid, eenheid, plaats en gewenst levermoment. Gebruik de afgesproken projectuitvoering als uitgangspunt. Benoem ook wat erbij moet zitten, zoals transport of montage. Houd voorkeuren apart van onderdelen zonder welke de levering niet bruikbaar is.
Deze vergelijkbasis is je eigen werkblad. Je vraagt iedere leverancier daarmee hetzelfde te beantwoorden. Heb je verschillende uitvoeringen opgevraagd, geef die dan ieder een eigen kolom of vergelijking. Twee alternatieven kunnen allebei interessant zijn, maar een verschil in uitvoering mag niet verdwijnen achter één eindbedrag.
2. Selecteer de bronnen en controleer de uitkomst
De handleiding voor inkoop beschrijft Vergelijken met MAINE bij Inkoop of via MAINE voor dit dossier. Kies het juiste dossier en twee tot vier leveranciersoffertes als PDF, Word, Excel of afbeelding. MAINE zet prijs zoals vermeld, levering, werkzaamheden en afwijkingen naast elkaar met bronfragmenten.
Controleer eerst leverancier, offertedatum en versie van iedere bron. Een herziene offerte en een oud voorstel van dezelfde partij zijn geen twee onafhankelijke aanbiedingen. Lees vervolgens de bronfragmenten terug in het oorspronkelijke bestand. Geef extra aandacht aan voetnoten, bijlagen en een voorbehoud dat op een andere pagina staat.
3. Houd oorspronkelijke bedragen herkenbaar
Neem naast het bedrag de eenheid, valuta en vermelde btw-basis over. Staat er een prijs per doos, controleer dan hoeveel bruikbare stuks die doos bevat. Zet een berekende vergelijkprijs in een aparte kolom, met de gebruikte rekensom. Zo blijft zichtbaar wat de leverancier schreef en wat jij daarvan hebt afgeleid.
Gebruik voor onbekende informatie een vraagteken of het woord onbekend. Vul ontbrekende transportkosten niet met nul. Maak ook een afwijkende valuta niet vergelijkbaar met een zelfgekozen koers zonder bron en datum. Vraag liever een verduidelijking voordat je de vergelijking als besluitstuk gebruikt. Dit werkblad behandelt geen fiscale verwerking.
4. Kijk naar de complete benodigde levering
Een lagere stukprijs kan samengaan met een andere verpakkingsgrootte of minimumafname. Reken daarom ook uit hoeveel je werkelijk moet bestellen om de benodigde hoeveelheid te krijgen. Houd eventuele overblijvende materialen zichtbaar. Bepaal daarna of de uitvoering, beschikbare hoeveelheid en leverafspraak bij het project passen.
Schrijf een levervoorbehoud letterlijk genoeg over om het verschil te begrijpen. “Verwacht in week 46” beantwoordt een andere vraag dan een bevestigde leverdatum op jouw locatie. Vraag wie het ontbrekende antwoord geeft en wanneer je het nodig hebt. Een prijsvergelijking kan gereed zijn terwijl de planningsvraag nog openstaat.
5. Fictief rekenvoorbeeld: twaalf panelen
Stel dat je twaalf identieke panelen nodig hebt. Leverancier A biedt dozen van vier aan voor €160 per doos, plus €45 transport. Leverancier B biedt dezelfde panelen per stuk aan voor €42, met transport inbegrepen. Alle bedragen zijn fictief, exclusief btw en in euro. Alleen voor deze oefening nemen we aan dat uitvoering en levermoment gelijk zijn.
Bij A heb je drie dozen nodig: 3 × €160 + €45 = €525. Bij B is het 12 × €42 = €504. A heeft met €40 de lagere stukprijs, maar B het lagere totaal voor deze complete levering. Blijkt B transport toch niet te hebben bevestigd, dan vervalt die conclusie totdat het antwoord binnen is.
6. Maak van ieder verschil een gerichte vraag
Gebruik voor je eigen controle zes regels: gevraagde uitvoering; aangeboden uitvoering; hoeveelheid en eenheid; complete prijsbasis; levering en voorbehouden; ontbrekende bevestiging. Voeg bij iedere afwijking het bronbestand en de pagina toe. Daarmee kan een collega je vergelijking controleren zonder alle informatie opnieuw te verzamelen.
Vraag niet alleen welke leverancier goedkoper is. Vraag bijvoorbeeld of offerte B dezelfde afwerking bevat, of A de volledige hoeveelheid tegelijk kan leveren, of montage in beide voorstellen is inbegrepen. Leg ontvangen antwoorden bij dezelfde vergelijking. Pas je conclusie pas aan wanneer duidelijk is op welke offerteversie het antwoord betrekking heeft.
7. Leg je keuze vast vóór de bestelstap
Volgens de documentatie blijven onbekende gegevens onbekend en krijgen ongelijke werkzaamheden geen automatisch winnend aanbod. Je kunt het gecontroleerde verslag met de bronbestanden bij het dossier bewaren. Daaruit ontstaat geen bestelling of akkoord.
Noteer je uiteindelijke keuze met een korte reden en eventuele voorwaarden die nog moeten worden bevestigd. Controleer daarna afzonderlijk de bestelling en verzendroute. Bij ontvangst begint een andere controle: komen de juiste artikelen en aantallen werkelijk binnen? Zo houd je vergelijking, besluit, bestelling en levering als afzonderlijke stappen terugvindbaar.
