Een prijslijst erin.
Wat mag je bewaren?

Wanneer helpt software voor catalogusimport?

Je hebt een leverancierslijst, een PDF met producten of een spreadsheet die je niet regel voor regel wilt overtypen. De echte vraag is niet alleen of software tekst kan uitlezen. Je wilt weten of de gevonden gegevens veilig bruikbaar worden in jouw aanbod, zonder onduidelijke prijzen of dubbele artikelen.

Een importfunctie past vooral als je regelmatig een duidelijk afgebakende selectie toevoegt en tijd kunt vrijmaken voor controle. Gaat het om continu bijgewerkte leveranciersprijzen, voorraadstanden of een volledige PIM-koppeling? Zet dat als aparte eis op je lijst. Een bestand kunnen uploaden bewijst niet dat die processen ondersteund zijn.

CSV-import of AI-extractie: kies de route bij de bron

Een nette tabel: bij vaste kolommen voor artikelcode, naam, eenheid en prijs ligt een gewone CSV-import voor de hand. Controleer kolomtoewijzing, matching en het aantal te verwerken regels. AI is niet automatisch nodig omdat je veel artikelen hebt.

Een minder gestructureerde bron: bij een PDF, omschrijving of bestand met wisselende opmaak kan een AI-voorstel helpen. Dan beoordeel je óók of gegevens correct uit de bron zijn gehaald en of onzekerheden herkenbaar blijven. Een leesbare productkaart kan nog steeds een ontbrekende of verkeerd geïnterpreteerde prijs bevatten.

Vergelijk deze routes afzonderlijk. De MANE Docs beschrijven voor CSV maximaal 120 artikelen en 1 MB, zonder taalmodelcredits voor de CSV-verwerking zelf. Voor Maken met MAINE gelden andere bronlimieten en creditafspraken. De bulkroute biedt maximaal 500 voorstellen per opdracht: dat is niet de limiet van de gewone CSV-import.

Een importproef met vier bewust verschillende regels

Maak een klein fictief testbestand. Gebruik geen echte klantgegevens en importeer niet meteen een volledige leverancierscatalogus. De onderstaande regels zijn een eigen selectietest, geen bestaande producten of aangetoonde uitvoer van MANE.

1. PROEF-A — duidelijke bron: een product met unieke code, omschrijving en expliciet aangeduide inkoopprijs. Controleer of de software de bronbetekenis bewaart. Een inkoopprijs mag niet stilzwijgend je verkoopprijs worden.
2. PROEF-B — kolom “Prijs”: dezelfde structuur, maar zonder aanduiding inkoop of verkoop. Kijk of je de betekenis moet bevestigen. Een bedrag overnemen zonder die vraag is geen geslaagde test.
3. PROEF-C — ontbrekend bedrag: een omschrijving zonder prijs. Kan de regel herkenbaar open blijven? Nul euro of een aannemelijke schatting is hier niet de ontbrekende informatie.
4. PROEF-A — code komt opnieuw voor: een tweede regel met dezelfde artikelcode, maar een andere omschrijving. Bekijk of de botsing zichtbaar wordt vóór bewaren. Kies niet op snelheid als je achteraf niet weet welke versie is gebruikt.

Noteer per regel: gevonden, onzeker, geselecteerd en werkelijk opgeslagen. Lees daarna de opgeslagen selectie terug. Een melding dat een bestand verwerkt is, bewijst nog niet dat alle artikelen correct zijn aangemaakt. Test bij een bestaande catalogus ook met één onschuldig testartikel dat al bestaat; stel vooraf vast of de gekozen route aanvult, bijwerkt of blokkeert.

Wat MANE en MAINE hierbij documenteren

MANE is het platform; MAINE bereidt AI-voorstellen voor. Bij Artikel of Dienst toevoegen kies je Zelf invullen of Maken met MAINE. De AI-route accepteert een beschrijving, een openbare product- of dienstenlink of ondersteunde bestanden, waaronder PDF, CSV en XLSX. Je neemt een voorstel over, controleert het en bewaart zelf.

Voor meerdere producten kun je bulk kiezen. Volgens de actuele Docs worden bestaande artikelen in deze bulkroute niet overschreven en blokkeren dubbele artikelnummers het bewaren. Ontbrekende prijzen en btw blijven gemarkeerd voor controle. Verwar deze regels niet met de matching van de afzonderlijke CSV-import; controleer steeds de route die je daadwerkelijk gebruikt.

De bronnen kennen grenzen: maximaal vijf bestanden samen 20 MB, maximaal drie afbeeldingen of gescande PDF-pagina’s en een PDF van maximaal 25 pagina’s. Voor tekst gelden aparte grenzen voor één product en bulk. Bekijk vóór een grotere selectie de volledige actuele import- en bronlimieten. Deze pagina is gecontroleerd aan de publieke documentatie; er is geen ingelogde import uitgevoerd.

Een deelresultaat moet ook controleerbaar zijn

Vraag bij AI-import vooraf wat gebeurt als de bron niet binnen het ingestelde budget verwerkt wordt. Kun je gemaakte voorstellen, nog niet verwerkte brondelen en gebruikt budget onderscheiden? Zonder dat onderscheid kan opnieuw starten dubbele controle of dubbel werk opleveren.

Bij MAINE-bulk staat het totale creditverbruik vooraf niet vast. Standaard geldt maximaal 10 credits voor de hele opdracht; voor een hoger maximum geef je vooraf apart akkoord. De Docs beschrijven stapsgewijze verwerking en zichtbare voorstellen, openstaande brondelen en gebruikte credits bij een tussentijdse stop. Dat is geen belofte dat ieder bestand binnen 10 credits volledig klaar is.

Bewaar een eigen korte controlelijst van de gekozen bron en de daadwerkelijk opgeslagen selectie. Ga bij hervatten uit van dat gecontroleerde resultaat, niet alleen van de oorspronkelijke bestandsnaam. Verhoog geen budget uitsluitend om een onduidelijke status weg te krijgen.

Moeten bestaande prijzen automatisch veranderen?

Dat is een andere selectie-eis dan nieuwe artikelen voorbereiden. Een concreet verschil zie je in de officiële uitleg over producten inlezen van Catermonkey: die beschrijft het herkennen van bestaande producten via een unieke code en het aanbieden van prijsupdates. Dat is gedrag van Catermonkey, geen MANE-functionaliteit.

De MANE-bulkroute beschrijft juist dat bestaande artikelen niet worden overschreven. Heb je herhaalde prijsupdates nodig, laat dan vóór je keuze aantonen welke ondersteunde route dat doet en hoe je wijzigingen terugleest. Neem automatische leverancierssynchronisatie niet aan op basis van een AI-importknop.

Wil je eerst bepalen hoe een betrouwbare artikelregel eruitziet? Lees catalogus inrichten met duidelijke eenheden en prijzen. Wil je diensten en producten samen offreren? Daarvoor is er de aparte keuzehulp offertesoftware voor diensten en producten. Deze pagina gaat over de stap ervoor: van bronbestand naar gecontroleerde catalogusselectie.

Je keuze in vijf controlepunten

• De importroute past bij jouw bron en aantallen, zonder CSV- en AI-limieten te verwarren.
• Onduidelijke of ontbrekende gegevens blijven zichtbaar vóór bewaren.
• De software maakt duidelijk wat met dubbele codes en bestaande artikelen gebeurt.
• Bij AI zijn het budget en een eventueel gedeeltelijk resultaat begrijpelijk.
• Je kunt de werkelijk opgeslagen artikelen teruglezen voordat je ze in klantwerk gebruikt.

Begin met de vier fictieve regels, niet met je complete catalogus. Als één van deze antwoorden ontbreekt, is dat eerst een vraag voor de leverancier en geen reden om de hele import toch te bevestigen.

Bronnen en controle

Productclaims gecontroleerd op 2 november 2026 aan MANE Docs: diensten, producten en prijzen. Het genoemde softwareverschil is gecontroleerd aan de hierboven gelinkte officiële Catermonkey-uitleg. De testregels zijn fictief. Er zijn geen gemeten zoekvolumes, besparingen of importgaranties aan deze keuzehulp verbonden.