Begin met een kopie en een duidelijk doel
Wil je bestaande klanten overzetten, leveranciers toevoegen of contactpersonen bij bedrijven bewaren? Kies één doel voor de eerste import. Een bestand waarin al deze soorten door elkaar staan, vraagt eerst om een indeling. Je wilt later niet bij iedere naam opnieuw bepalen wat voor relatie het is.
Bewaar de oorspronkelijke export ongewijzigd en werk in een kopie. Noteer waar het bestand vandaan komt en wanneer je het hebt gemaakt. Verwijder uit de werkkopie kolommen die je niet nodig hebt voor het gekozen doel. Dat maakt de controle overzichtelijker en voorkomt dat oude interne opmerkingen onbedoeld meeverhuizen.
Maak een kleine kolomkaart
Schrijf naast iedere bronkolom wat de inhoud betekent en naar welk beschikbaar veld die moet. “Naam” kan de bedrijfsnaam zijn, maar ook de naam van een persoon. “Adres” kan een werkadres of factuuradres betekenen. Geef die verschillen een herkenbare naam voordat je begint.
Neem geen bestemming aan omdat twee labels op elkaar lijken. Staat in de bron één gecombineerd veld “persoon en bedrijf”, splits dat dan alleen wanneer je de afzonderlijke waarden betrouwbaar kunt vaststellen. Laat een onduidelijke rij apart staan voor controle. Een netjes gevulde kolom is niet belangrijker dan een juiste relatie.
Bescherm codes en telefoonnummers tegen automatische omzetting
Een telefoonnummer is geen getal waarmee je wilt rekenen. Microsoft beschrijft dat Excel beginnullen kan verwijderen wanneer tekst als getal wordt geïnterpreteerd. Bij tekstimport kun je zulke kolommen als tekst behandelen. Controleer ook klantcodes, bijvoorbeeld 00127: dat is niet vanzelf dezelfde aanduiding als 127.
Kijk na het openen naar enkele bekende waarden. Zijn beginnullen, accenten en plustekens behouden? Staat ieder gegeven in de juiste kolom? Controleer de scheidingstekens in het importvoorbeeld wanneer alles in één kolom terechtkomt. Een visueel ander celopmaakje herstelt geen oorspronkelijke tekens die al uit de gegevens zijn verdwenen; pak daarvoor de ongewijzigde bron erbij.
Beoordeel dubbelen inhoudelijk
Zoek vóór de import naar mogelijke dubbelen in je bestand én in je huidige relaties. Dezelfde bedrijfsnaam is een aanwijzing, geen sluitend bewijs. Twee vestigingen kunnen dezelfde naam gebruiken. Andersom kan één relatie voorkomen met een afkorting en met de volledige naam.
Vergelijk een tweede herkenbaar gegeven en bekijk of het om een bedrijf of persoon gaat. Een algemeen e-mailadres kan door meerdere contactpersonen worden gebruikt. Voeg daarom niet blind samen op alleen een naam of mailadres. Houd een korte beslislijst bij: behouden, al aanwezig of eerst uitzoeken. Dit is je eigen controlewerkwijze, geen belofte dat MANE alle dubbelen automatisch oplost.
Fictief voorbeeld: drie rijen, twee verschillende problemen
Een fictieve lijst bevat “Bureau Voorbeeld”, “Bureau Voorbeeld B.V.” en “Sam Voorbeeld”. De eerste twee rijen noemen hetzelfde gecontroleerde bedrijf en adres. Sam is de contactpersoon, niet een derde schrijfwijze van het bedrijf. In de werkkopie blijft één bedrijfsrij over; de persoon blijft afzonderlijk herkenbaar.
Bij het vergelijken blijkt bovendien dat de oude rij een achterhaald telefoonnummer bevat. Je neemt niet automatisch de langste of laatst geplakte rij over, maar controleert de actuele bron. De wijziging noteer je bij je importvoorbereiding. Namen en situatie in dit voorbeeld zijn bedacht; de beslissing hangt bij jouw lijst af van de werkelijke gegevens.
Test de koppeling in MANE voordat je de lijst vergroot
Volgens de actuele documentatie ondersteunt de gewone relatie-import maximaal 10.000 regels per import. Open Relaties en kies CSV uploaden. Koppel de kolommen, beoordeel mogelijke dubbelen en lees de voorvertoning voordat je bevestigt. Artikelimport en leadimport zijn andere routes met eigen grenzen.
Begin met enkele gecontroleerde rijen die samen de belangrijke verschillen bevatten. Zoek de opgeslagen relaties daarna opnieuw op. Kloppen type, naam en contactgegevens? Controleer een eventuele verbinding tussen persoon en bedrijf afzonderlijk. Ga pas verder met een grotere selectie wanneer je begrijpt wat het resultaat van je eerste import is.
Bewaar wat werkelijk is verwerkt
Noteer bij je werkkopie welke selectie je hebt verwerkt, wanneer dat gebeurde en welke rijen nog openstaan. Zo gebruik je na een onderbreking niet per ongeluk dezelfde volledige lijst opnieuw. Bij een onduidelijke uitkomst kijk je eerst terug in MANE voordat je opnieuw importeert.
Een geïmporteerd adres is geen marketingtoestemming. Houd herkomst, toestemming en uitschrijvingen apart van je gewone contactgegevens. Wil je later de Mailsequencer gebruiken, doe dan opnieuw de passende contactcontrole. Een geslaagde import betekent hier iets eenvoudigs: de bedoelde relaties staan met gecontroleerde gegevens op de juiste plek.
