1. Schrijf eerst op waarvoor de export dient
Begin niet bij de downloadknop, maar bij één zin: wie heeft welke informatie nodig, en voor welke taak? Een overzicht om projectnamen af te stemmen vraagt iets anders dan een lijst met contactpersonen voor een overdracht. Die omschrijving bepaalt wat je straks controleert.
Stel dat een collega de namen en status van een aantal opdrachten wil vergelijken met een eigen planning. Dit is een denkbeeldig voorbeeld. Spreek af welke opdrachten erbij horen, welke datum als peilmoment geldt en welke velden noodzakelijk zijn. Een export zonder die afspraak kan technisch leesbaar zijn en toch de verkeerde selectie bevatten.
2. Kies het juiste onderdeel in MANE
Volgens de actuele documentatie begin je bij Bedrijven voor relaties, Diensten voor artikelen en diensten, of Projecten voor opdrachten. Daar kies je CSV exporteren. De veldnamen volgen de inrichting van jouw MANE. Neem dus niet aan dat een bestand uit een andere werkruimte precies dezelfde kolommen heeft.
MANE beschrijft de export als een CSV van je toegankelijke gegevens. Dat is geen toezegging dat alle gegevens van het bedrijf, bestanden, bijlagen, rechten en instellingen in één export zitten. Gebruik het bestand daarom niet zonder verdere controle als volledige back-up of bewijs dat een herstel mogelijk is.
3. Controleer de inhoud, niet alleen de bestandsnaam
Bewaar het oorspronkelijke downloadbestand ongewijzigd en maak een werkkopie voor je controle. Noteer vanuit welk onderdeel je exporteerde en wanneer. Een naam zoals projecten-overdracht-2026-11-01.csv is duidelijker dan de zoveelste download.csv, maar de naam bewijst nog niet wat erin staat.
Bekijk de kolomkoppen en tel de gegevensregels zonder de kopregel mee te rekenen. Vergelijk die met je afgesproken scope. Verwacht je een beperkte selectie, controleer dan expliciet of de export die selectie werkelijk bevat. De documentatie garandeert niet dat ieder schermfilter automatisch dezelfde begrenzing aan de export geeft.
4. Neem een doelgerichte steekproef
Kies niet alleen de eerste rij. Controleer bijvoorbeeld een recente opdracht, een oudere opdracht en een record met een leeg optioneel veld. Vergelijk herkenbare waarden met het oorspronkelijke overzicht: staat de juiste opdracht erin, klopt de status en is duidelijk wat een lege cel betekent?
Bekijk ook hoe je spreadsheetprogramma de waarden interpreteert. Een nummer kan als getal verschijnen terwijl het als herkenningscode bedoeld is; een datum kan anders worden gelezen dan verwacht. Verander de brongegevens niet om het openen gemakkelijker te maken. Leg vast welk veldtype de ontvanger nodig heeft en controleer de ingelezen uitkomst.
5. Geef alleen door wat voor de taak nodig is
Een export kan klant- of contactgegevens bevatten. Controleer daarom vóór delen of iedere kolom nodig is voor het afgesproken doel. Maak zo nodig een beperkte overdrachtskopie en houd die duidelijk gescheiden van het oorspronkelijke bestand. Controleer ook wie toegang krijgt tot de gekozen opslagplek.
Voeg een korte toelichting toe: brononderdeel, exportmoment, bedoelde selectie, aantal gegevensregels, betekenis van belangrijke kolommen en bekende beperkingen. Schrijf bijvoorbeeld dat een lege waarde niet is onderzocht, in plaats van dat die waarde niet bestaat. Zo voorkom je dat de ontvanger jouw onzekerheid als een vastgesteld feit leest.
6. Sluit af met een controle bij de ontvanger
Laat de ontvanger bevestigen dat het bestand leesbaar is en de afgesproken informatie bevat. Bij een vervolgimport begin je met een kleine gecontroleerde proef volgens de instructies van het ontvangende systeem. Een geslaagde export bewijst niet dat een import alle relaties en veldtypen goed overneemt.
De praktische eindcheck is kort: juiste doel, juiste inhoud, leesbare waarden, noodzakelijke gegevens en een duidelijke toelichting. Pas daarna is de overdracht klaar. Wil je juist weten of je na gegevensverlies verder kunt werken, dan heb je een afzonderlijke back-up- en herstelcontrole nodig.
