1. Kies de bedoelde mailbox en controle
Verbind je eigen Gmail via Inbox. De actuele handleiding beschrijft deze controle voor je primaire gekoppelde mailbox, binnen jouw account in deze MANE. Ga daarna naar MAINE → Meer- & minderwerk en kies Mailcontrole instellen. Kies de weekdagen en een tijd in Nederland en bewaar de ingeschakelde controle.
De server kan op dat moment controleren terwijl jij niet bent ingelogd. Dat betekent niet dat de koppeling onbeperkt geldig blijft. Bekijk na de eerste uitvoering of er een resultaat of foutmelding staat. Je kunt de planning bij Geplande acties aanpassen of pauzeren. Een losse vrije AI-opdracht is niet dezelfde mailboxroute.
2. Lees eerst de grenzen van de selectie
Per uitvoering bekijkt MANE maximaal 25 ontvangen berichten uit de laatste zeven dagen. Spam en prullenbak blijven buiten die selectie. De controle zoekt met vaste tekstregels naar mogelijke wijzigingen, zoals extra werkzaamheden, een andere uitvoering of een onderdeel dat moet vervallen. Het is geen volledige semantische AI-analyse.
Je krijgt maximaal vijftien mogelijke wijzigingen te zien. Bij een grotere hoeveelheid berichten meldt MANE dat de selectie beperkt is. “Geen signaal” betekent daarom niet dat er in je hele mailbox geen wijzigingsverzoek staat. Blijf belangrijke gesprekken zelf volgen, zeker bij veel mail of wanneer een afspraak buiten die zeven dagen valt.
3. Open de oorspronkelijke mail
Bij een mogelijk signaal staan afzender, onderwerp en een bronfragment. Open de bron in je eigen Gmail en lees genoeg van het gesprek om de vraag te begrijpen. Gaat het om een nieuw verzoek, een eerder besproken optie of alleen een vraag over wat al is inbegrepen?
De voorgestelde dossierkoppeling vraagt dezelfde aandacht. MANE behandelt die als een suggestie en laat de keuze open wanneer er meerdere mogelijkheden zijn. Vergelijk klant, locatie en opdracht voordat je verdergaat. Twee lopende projecten bij dezelfde klant zijn geen reden om de eerste suggestie automatisch over te nemen.
4. Leg de mail naast de afgesproken scope
Pak de bevestigde offerte of andere vastgelegde afspraak erbij. Noteer welk onderdeel door de mail mogelijk verandert en wat nog ontbreekt om dat te beoordelen. Houd hoeveelheid, uitvoering, prijs en planning afzonderlijk herkenbaar. Een woord als “extra” in een mail bepaalt niet op zichzelf of je iets aanvullend kunt factureren.
Een fictief voorbeeld: een klant vraagt of ook de tweede wand kan worden geschilderd. Als die wand al in het bevestigde voorstel staat, is dit geen nieuwe uitbreiding. Staat hij er niet in, dan moet je nog de omvang en gevolgen bespreken. Dezelfde korte vraag kan dus om een heel andere vervolgstap vragen.
5. Werk pas daarna een voorstel uit
Kies Voorstel uitwerken met MAINE wanneer je de bron en het dossier hebt gecontroleerd. De functie zet een vraag klaar; je verstuurt die zelf aan MAINE. Controleer vervolgens de gebruikte scope, aantallen en eigen catalogusprijzen. Laat ontbrekende gegevens als open vragen staan in plaats van ze met aannames af te ronden.
De mailcontrole verstuurt geen berichten, bepaalt geen bedragen en wijzigt geen offerte of factuur. Ook het uitgewerkte voorstel moet je beoordelen. Volg daarna de afzonderlijke werkwijze voor meerwerk vastleggen en klantakkoord. Zo blijft zichtbaar wat alleen is gesignaleerd, wat je hebt voorgesteld en wat daadwerkelijk is afgesproken.
Veelgestelde vragen
Controleert MANE met deze functie mijn hele mailbox?
Nee. Per controle gaat het om maximaal 25 ontvangen berichten uit de laatste zeven dagen, zonder spam of prullenbak. Er verschijnen maximaal vijftien mogelijke wijzigingen. De vaste tekstcontrole kan signalen missen of onterecht aanwijzen.
Wordt een gevonden extra wens meteen gefactureerd?
Nee. De controle stelt geen bedragen vast, wijzigt geen financiële documenten en verstuurt niets. Je controleert zelf de bron en afspraak voordat je een voorstel laat voorbereiden.
