1. Kies eerst welk soort resultaat je nodig hebt
MANE onderscheidt vaste controles en vrije geplande opdrachten. Vaste controles lopen opgeslagen gegevens met vaste regels na, bijvoorbeeld voor opvolging, uren en kosten of dossierafronding. Ze gebruiken volgens de documentatie geen AI-credits. Kies zo’n controle als die aansluit op wat je wilt laten nalopen.
Een vrije geplande opdracht laat MAINE vanuit beschikbare werkgegevens een antwoord voorbereiden. Daarvoor worden credits naar werkelijk verbruik gebruikt. Schrijf één afgebakende vraag met het gewenste resultaat. Een gerichte voorbereiding voor een dossier is beter te beoordelen dan de brede opdracht om voortaan “alles bij te houden”.
2. Maak bron en grens van je opdracht duidelijk
Een vrije opdracht heeft niet vanzelf toegang tot persoonlijke mail. Voor de specifieke mailcontrole gebruik je de daarvoor bestemde actie. Een dossiergebonden controle vraagt om het juiste bestaande dossier; mailboxcontroles werken zonder zo’n losse dossierkeuze. Kies dus niet zomaar een project om een onduidelijke opdracht passend te maken.
Fictief voorbeeld voor een vrije opdracht: “Bereid voor dit dossier een korte interne lijst voor met open vragen uit de beschikbare gegevens. Benoem ontbrekende informatie. Doe geen toezeggingen en verstuur niets.” Dit is een zelf te controleren voorbeeld, geen standaardstarter of garantie dat alle gewenste informatie beschikbaar is.
3. Stel het moment in en lees de planning terug
Open MAINE → Geplande acties. Kies een starter of Actie toevoegen en controleer de opdracht. Selecteer de weekdagen en een tijd in Nederland. Kies waar nodig het bestaande dossier. Controleer vóór Opslaan & inschakelen opnieuw het type actie: een vaste controle en een AI-opdracht hebben niet hetzelfde verbruik.
Bekijk daarna het volgende uitvoermoment. Staat de bedoelde opdracht op de juiste dagen? Past het tijdstip bij wanneer jij het resultaat gebruikt? Begin met één zinvolle controle. Je kunt volgens de handleiding maximaal tien geplande acties bewaren; meer planningen zijn niet vanzelf meer bruikbare informatie.
4. Beoordeel het eerste resultaat voordat je erop vertrouwt
Open na uitvoering het laatste resultaat. Vergelijk de uitkomst met de beschikbare brongegevens en het doel van je opdracht. Is het juiste dossier gebruikt? Zijn open vragen als vragen herkenbaar? Kijk bij een AI-opdracht ook naar het werkelijke verbruik dat bij de uitkomst staat.
Uitkomsten blijven privé voor jouw account binnen deze MANE. Voor uitvoering moeten toegang, rol, abonnement en een eventuele mailboxkoppeling nog geldig zijn. Een ingeschakelde planning bewijst dus niet dat iedere latere uitvoering is gelukt. Bij een fout lees je de uitleg, bijvoorbeeld over een verlopen koppeling of onvoldoende credits.
5. Een resultaat is nog geen vervolgactie
De geplande acties versturen geen berichten en wijzigen geen offertes, dossiers of betalingen. Lees een voorstel daarom als voorbereiding. Bepaal zelf welke vervolgstap nodig is en voer die via de passende route uit. Een melding over ontbrekende gegevens heeft die gegevens niet al aangevuld.
Terugkerende facturen zijn iets anders. Die beheer je bij Facturen, met eigen klant, regels, maanddag en expliciete verzend- en herinneringsinstellingen. Verwar een geplande controle op facturen dus niet met een factuurplanning. Het woord “gepland” zegt op zichzelf niets over welke handeling wordt uitgevoerd.
6. Houd ook de bewaarde opdracht actueel
Plan je een bestaande skill in, controleer dan de gekopieerde opdrachttekst, dagen en tijd. Een latere wijziging van de skill past de al bewaarde geplande opdracht niet vanzelf aan. Loop beide na wanneer je werkwijze verandert. Zo blijft een oude instructie niet ongemerkt terugkomen.
Is de controle niet meer nodig, zet de planning met de schakelaar uit en controleer de status. Verwijder haar wanneer je haar niet meer wilt bewaren. Eerdere gespreksresultaten blijven volgens de documentatie bestaan. Je doel is een bruikbaar controlemoment met een duidelijk vervolg, niet een verzameling uitkomsten waar niemand naar kijkt.
Veelgestelde vragen
Moet ik ingelogd blijven voor een geplande actie?
Nee. De server kan de actie uitvoeren als je niet bent ingelogd. Je toegang, rol, abonnement en eventuele mailboxkoppeling moeten op het uitvoermoment wel geldig zijn.
Gebruikt iedere geplande actie AI-credits?
Nee. De vaste controles gebruiken volgens de documentatie geen AI-credits. Een vrije geplande MAINE-opdracht gebruikt credits naar werkelijk verbruik.
