1. Begin bij de factuur, niet bij het voorstel
Een leverancier kan verschillende diensten leveren, meerdere bedrijven bedienen en meer dan één factuur per maand sturen. Alleen de afzender herkennen is daarom te weinig. Een voorstel om een document te koppelen is een startpunt voor jouw controle, geen bevestiging dat alles klopt.
De actuele MANE-documentatie maakt dat onderscheid expliciet: een herkenbare afzender is alleen een matchvoorstel. Open het oorspronkelijke bericht of de bijlage en vergelijk de inhoud met de kostenpost. Kijk niet uitsluitend naar de bestandsnaam, de onderwerpregel of een eventueel samengevat bedrag.
2. Open de juiste route in MANE
Verbind je eigen Gmail en stel bij Bedrijfskosten het factuuradres in. Open vervolgens de Factuurinbox en bekijk het oorspronkelijke bericht of de bijlage. Controleer daar leverancier, datum, bedrag en voorgestelde kostenpost. De route staat beschreven bij kostenposten en financieel inzicht.
Deze uitleg gaat over de gedocumenteerde Gmail-route. Een werkende andere mailboxkoppeling bewijst niet dat daarvoor dezelfde Factuurinbox-stappen beschikbaar zijn. Gebruik de actuele mailboxhandleiding voor het koppelen en controleer welke mogelijkheden jouw werkruimte daadwerkelijk toont.
Ontbreekt het document, of kun je de gegevens niet goed lezen? Bewaar dan niet op basis van een gok. Zoek eerst het oorspronkelijke bestand of vraag een leesbare factuur op. Een korte lijst met open vragen helpt om later verder te gaan zonder de hele beoordeling opnieuw te doen.
3. Controleer vijf dingen naast elkaar
Bedrijf: voor welke onderneming is de factuur bestemd? Vergelijk de geadresseerde op het document met de MANE waarin je werkt. Zeker wanneer je meerdere activiteiten of ondernemingen hebt, kan een juiste leverancier toch een factuur voor een andere administratie hebben gestuurd.
Leverancier en inhoud: herken je zowel de afzender als de geleverde dienst? Lees de omschrijving op de factuur. Een opslagabonnement is iets anders dan een eenmalige verhuizing van bestanden, ook als beide documenten van hetzelfde bedrijf komen.
Datum en periode: de factuurdatum zegt niet vanzelf over welke maand of welk jaar de kosten gaan. Bedrag en prijsbasis: neem niet ongemerkt een totaal inclusief btw over alsof het exclusief btw is. Kostenpost: past die bij deze dienst en periode, en staat hetzelfde document daar mogelijk al? Die laatste controle is jouw werkstap; dit artikel belooft geen automatische herkenning van dubbele facturen.
4. Fictief voorbeeld: dezelfde afzender, twee verschillende diensten
Een fictieve ontwerpstudio krijgt van één leverancier twee berichten. De eerste factuur gaat over het jaarlijkse opslagabonnement. De tweede betreft een eenmalige bestandsmigratie. Bij de eerste staat de juiste bedrijfsnaam; bij de tweede blijkt de geadresseerde een andere onderneming van dezelfde eigenaar. Dit voorbeeld is bedacht, niet gebaseerd op een klantresultaat.
De studio opent beide oorspronkelijke documenten. Het opslagabonnement past bij de bestaande terugkerende kostenpost, mits bedrag en periode overeenkomen. De migratiefactuur wordt niet aan die post gekoppeld: zowel de dienst als het bedoelde bedrijf verschilt. Een vertrouwde afzender maakt dat verschil niet minder belangrijk.
Staat de opslagfactuur al bij de kostenpost omdat hij eerder handmatig is verwerkt? Dan is opnieuw bewaren niet automatisch de volgende stap. Vergelijk bijvoorbeeld factuurnummer, leverancier, periode en bedrag. Leg eerst vast welk document je al hebt en welke informatie werkelijk ontbreekt.
5. Bewaar en lees de koppeling terug
Zijn de gegevens duidelijk, bewaar dan de juiste factuur bij de juiste kostenpost. Open die post daarna opnieuw en controleer of je het bedoelde document terugvindt. Vergelijk opnieuw de omschrijving, het bedrag en de periode. Zo controleer je niet alleen je bedoeling, maar ook de opgeslagen uitkomst.
Houd algemene bedrijfskosten apart van kosten die bij één concrete opdracht horen. Een bedrijfsbreed softwareabonnement wordt niet vanzelf projectinkoop omdat je de software tijdens een project gebruikt. De docs onderscheiden deze soorten kosten; bepaal eerst wat de uitgave in jouw administratie voorstelt.
Wil je maand- en jaarbedragen vergelijken, gebruik dan de afzonderlijke uitleg over terugkerende kosten vergelijken. Dat is een volgende vraag. De factuurbeoordeling hier gaat eerst over het juiste document bij de juiste post, niet over een nieuw gemiddeld maandbedrag.
6. Een korte controle vóór je afrondt
Loop deze checklist langs: heb ik het oorspronkelijke document gelezen? Klopt het bedoelde bedrijf? Passen leverancier en dienst? Zijn datum, periode, bedrag en btw-basis duidelijk? Hoort de factuur bij deze post en is het document niet al aanwezig? Kan ik de opgeslagen koppeling terugvinden?
Houd betalen als afzonderlijke handeling herkenbaar. Volgens de MANE-docs voert het bewaren van een factuur geen bankbetaling uit. Ook een vastgelegde terugkerende kostenpost start geen automatische incasso. Baseer een betaalbeslissing dus niet op het enkele feit dat het document in MANE staat.
Het financiële overzicht volgt je vastgelegde gegevens. Ontbrekende of verkeerd gekoppelde informatie beperkt dat overzicht. Deze controle helpt de bron zorgvuldig vast te leggen; zij vervangt geen volledige boekhouding, bankafstemming of beoordeling van fiscale vragen.
Veelgestelde vragen
Is een voorgestelde kostenpost al gecontroleerd?
Nee. De MANE-docs noemen een herkenbare afzender alleen een matchvoorstel. Controleer het oorspronkelijke document en de gegevens voordat je de factuur bewaart.
Betaalt MANE de factuur wanneer ik die bewaar?
Nee. Een factuur bij een kostenpost bewaren voert volgens de documentatie geen bankbetaling uit.
