1. Maak van de aanvraag een onderzoeksvraag
Een klant wil van het gas af, minder verbruiken of een oude installatie vervangen. Dat zijn verschillende vertrekpunten. Vraag wat de aanleiding is, welke ruimtes belangrijk zijn en of er verbouwingsplannen liggen. Schrijf de wens in gewone woorden op. “Hele woning comfortabel verwarmen” is een doel; een bepaald merk bestellen is al een oplossingskeuze.
Maak vervolgens één intakeblad met drie kolommen: ontvangen informatie, bron en nog controleren. Gebruik “onbekend” wanneer iets ontbreekt. Een leeg vak is anders gemakkelijk te verwarren met “niet van toepassing”. Dit intakeblad is een praktische werkafspraak, geen technische geschiktheidsverklaring.
2. Vraag om gegevens, niet om een vermoeden
De keuzehulp van Milieu Centraal noemt onder andere het bouwjaar en beschikbare woninginformatie als voorbereiding. Vraag daarom naar bestaande tekeningen, een bouwkundige opname en informatie over later aangebrachte isolatie. Laat de klant alleen relevante documenten aanleveren; een volledig verkoopdossier met privégegevens is niet nodig.
Noteer bijvoorbeeld “dakisolatie volgens factuur uit 2021” in plaats van alleen “goed geïsoleerd”. Houd een verklaring van de bewoner herkenbaar als verklaring. Een foto kan helpen om het bezoek voor te bereiden, maar bewijst niet automatisch welke constructie of isolatiewaarde aanwezig is. Vraag niemand voor jouw intake onderdelen open te maken.
3. Neem de bestaande verwarming mee
Milieu Centraal beschrijft dat bij een volledig elektrische warmtepomp zowel isolatie als warmteafgifte bij een lage watertemperatuur belangrijk zijn. Vraag dus niet alleen naar de ketel. Noteer ook welke ruimtes radiatoren, vloer- of wandverwarming hebben en waar de klant nu comfortproblemen ervaart.
Bewaar verschillen per ruimte. Een verbouwde benedenverdieping kan een andere situatie hebben dan de verdieping erboven. Vraag welke uitbreidingen of isolatiewerkzaamheden nog gepland zijn. De vakpersoon moet beoordelen welke gegevens en berekeningen nodig zijn voor het ontwerp. Leid het benodigde vermogen niet alleen af uit een intakeformulier of het model van de oude ketel.
4. Zet plaatsing en randvoorwaarden op de vragenlijst
De actuele checklist van Milieu Centraal behandelt onder meer ruimte voor units, de elektrische aansluiting en vragen over geluid. Verzamel hierover de bestaande informatie en wensen. Een plek die de klant mooi vindt, is nog geen technisch goedgekeurde opstelplaats. Leg mogelijke locaties vast als te onderzoeken opties.
Maak voor ontbrekende informatie een concrete vervolgstap: wat moet worden vastgesteld, door wie en vóór welk besluit? Geef een offerte pas de bijbehorende technische onderbouwing wanneer die er werkelijk is. Bespreek vergunningen, aansluitmogelijkheden en andere toepasselijke voorwaarden met de daarvoor geschikte partij; dit intakeblad vervangt die controle niet.
5. Fictief voorbeeld: de aanbouw verandert het gesprek
Een fictieve installateur krijgt een aanvraag voor een tussenwoning met een latere aanbouw. De klant noemt de woning goed geïsoleerd en wil een buitenunit achter de schuur. Op het intakeblad staan wel tekeningen van de oorspronkelijke woning, maar niet van de aanbouw. Ook is onduidelijk welke verwarming daar aanwezig is.
De voorbereiding krijgt twee acties: informatie over de aanbouw opvragen en tijdens de opname de bestaande warmteafgifte en mogelijke opstelplaatsen beoordelen. Er wordt nog geen vermogen of besparing toegezegd. Het resultaat van de intake is een beter voorbereid bezoek, niet een warmtepomp die op papier alvast geschikt is verklaard.
6. Controleer het dossier vóór het bezoek
Loop deze zes punten na: klantdoel, woninggegevens, isolatiebronnen, bestaande warmteafgifte, plaatsingsvragen en open acties. Zet bij het intakeblad een datum en onderscheid ontvangen informatie van later bevestigde bevindingen. Zo ziet een collega wat nog beoordeeld moet worden.
Gebruik je MANE, dan kun je het intakeblad als document bij het betreffende dossier bewaren via de beschikbare bestandssectie. Open het daarna opnieuw om de inhoud en plek te controleren. De handleiding voor dossierbestanden beschrijft die opslagroute. MANE voert hiermee geen warmteverliesberekening, technisch ontwerp of beoordeling van de installatie uit.
Veelgestelde vragen
Is een ingevuld intakeblad genoeg om het vermogen te kiezen?
Nee. Het verzamelt informatie en open vragen voor de vakpersoon. De technische beoordeling en onderbouwing van het ontwerp blijven afzonderlijke werkzaamheden.
Wat als de klant de isolatiegegevens niet weet?
Noteer onbekend, vermeld welke stukken wel beschikbaar zijn en bepaal wie dit verder onderzoekt. Vul geen waarde in op basis van een vermoeden.
