Een inbox blijft persoonlijk
Je persoonlijke mailbox en een gedeeld bedrijfsdossier hebben een ander doel. Dat je je Gmail koppelt aan MANE betekent daarom niet dat iedere collega al je mail moet kunnen zien. In je inbox lees je je eigen berichten. Je kiest welke gesprekken je bij een contact of opdracht bewaart.
Die keuze is belangrijk. Een mail kan zakelijke informatie bevatten, maar ook privégegevens of informatie die bij een ander bedrijf hoort. Controleer daarom de bestemming voordat je een bericht aan een dossier koppelt.
Bewaar de afspraak waar je hem nodig hebt
Stel: een klant bevestigt in een mail een andere uitvoeringsdatum. Die mail is relevant bij het contact én bij het project. Wanneer je het gesprek daar terugvindt, hoef je de afspraak niet opnieuw te zoeken voordat je de planning bijwerkt.
MANE Mail brengt ontvangen en verzonden Gmail-berichten naar de werkruimte. Bewaren bij je werk is een bewuste handeling. Automatisch koppelen aan bestaande contactadressen is een afzonderlijke instelling. Bij onduidelijke matches blijft menselijke controle nodig.
Lezen, voorbereiden en versturen zijn verschillende stappen
Een antwoord schrijven is iets anders dan het verzenden. Een voorstel van MAINE hoort eerst een voorstel te zijn. Je controleert de ontvanger, de inhoud en eventuele bijlagen voordat er namens jou iets naar buiten gaat. Dat geldt ook als de bronmail duidelijk lijkt.
Een bericht kan bovendien aanleiding zijn voor een kostenpost of een taak. De interessante winst zit in die volgende stap: de relevante informatie op de juiste plek voorbereiden. Controleer wel bij welk bedrijf de kosten horen. Eén gekoppelde mailbox kan immers berichten voor meerdere ondernemingen bevatten.
Tijdens de BETA blijven we de route verbeteren
Zoeken, vernieuwen en berichten openen moeten rustig blijven werken. Je wilt je open mail niet kwijt zijn wanneer er nieuwe berichten worden opgehaald. De koppeling en de interface worden tijdens de BETA verder getest. Er is geen garantie dat alle Google-functies of andere mailproviders beschikbaar zijn; de actuele mogelijkheden staan in je MANE.
