MANE privacyverklaring
Versie: 15 oktober 2026 · privacy-2026-10-15

1. Wie verwerkt je gegevens?
MANE is een dienst van The Dukes Studio, KvK 99481952, Scheerling 195, 8265 GG Kampen, Nederland. Voor privacyvragen, verzoeken of een beveiligingsincident: jerryt@maneworks.com.
Voor accounts, zakelijke contactgegevens, dienstverlening, beveiliging en platformbeheer is The Dukes Studio verwerkingsverantwoordelijke. Voor persoonsgegevens die een klant in zijn MANE bewaart, bepaalt die klant de doelen en is MANE verwerker. Daarvoor geldt de afzonderlijke verwerkersovereenkomst. Ben je klant of contactpersoon van een MANE-gebruiker, richt je verzoek dan eerst aan dat bedrijf; wij helpen het bedrijf bij de afhandeling.

2. Wat gebruiken we en waarom?
Voor je account gebruiken we je identiteit, e-mailadres, profielnaam en lidmaatschappen om je aan te melden, toegang te regelen en je overeenkomst uit te voeren. Een Google-aanmelding geeft op zichzelf geen toegang tot Gmail of Agenda.
Bedrijfsgegevens, relaties, documenten, offertes, facturen, planning, uren, bestanden en gekozen koppelingen verwerken we om de door de klant ingerichte functies te leveren. De klant bepaalt welke gegevens daarvoor nodig zijn en moet zijn betrokkenen informeren.
Voor support verwerken we je vraag en de gegevens die nodig zijn om die te behandelen. Voor beveiliging en betrouwbare dienstverlening gebruiken we technische foutgegevens, toegangs- en wijzigingsregistraties. Ons gerechtvaardigd belang is het beveiligen, ondersteunen en beheren van de dienst; we beperken de gegevens en wegen de gevolgen voor gebruikers mee. Administratieve gegevens bewaren we waar een wettelijke verplichting geldt.

3. Activiteit en platformbeheer
De nieuwe beheermeting registreert per aangemelde gebruiker en MANE de eerste en laatste activiteit op een dag wanneer de werkruimte zichtbaar openstaat. Daarmee ziet de aangewezen platformbeheerder hoeveel MANEs en gebruikers er zijn en wie vandaag actief was. 'Online' betekent activiteit in de afgelopen vijf minuten; dit bewijst niet dat iemand onafgebroken werkt. De activiteitmeting begint bij invoering en reconstrueert geen eerdere aanwezigheid. Dagelijkse aanwezigheidsregels ouder dan 90 dagen worden bij een volgende registratie verwijderd.
Verbruiksregistraties bevatten MANE, gebruiker, tijdstip, model, status, tokens, credits en berekende AI-kosten, zonder de vraag, het antwoord of de documentinhoud. Ze dienen voor kostenbeheer, controle van tegoeden en het onderzoeken van storingen. De bewaarbehoefte wordt periodiek beoordeeld; noodzakelijke financiële en verantwoordingsgegevens kunnen langer nodig zijn dan een privégesprek.
Supportinzage is beperkt tot zakelijke overzichten, is alleen-lezen en vereist een vastgelegde reden. Deze weergave biedt geen toegang tot persoonlijke mailboxen, privégesprekken, geheime koppelingen, handtekeningen of volledige bestanden. Support is geen deelname aan de klantwerkruimte. Een noodzakelijke afzonderlijke technische herstelactie wordt apart beoordeeld en geregistreerd.

4. MAINE en je bronnen
Wanneer je MAINE gebruikt, gaan je opdracht en de relevante werkcontext naar de OpenAI API om een antwoord of voorstel te maken. Daarbij kan het gaan om gekozen documenten, facturen, informatie uit je MANE en mail- of agendagegevens die voor je vraag worden opgehaald. Bij de eenmalige inrichting worden de opgegeven website en geüploade verkoopfacturen geanalyseerd. Het weglaten van klantgegevens uit de uiteindelijke bedrijfscontext betekent niet dat die vóór analyse uit de bron zijn verwijderd. Upload daarom alleen wat nodig is en maak niet-benodigde persoonsgegevens vooraf onleesbaar.
MANE vraagt bij deze API-aanroepen geen blijvende opslag van het modelantwoord aan. Dat is geen garantie dat de leverancier geen beveiligingslogs bewaart. OpenAI vermeldt dat API-inhoud standaard niet voor het trainen van algemene modellen wordt gebruikt, tenzij daarvoor wordt gekozen. MANE gebruikt klantinhoud niet voor algemene modeltraining. Zie de afzonderlijke leveranciersinformatie voor verwerking en eventuele doorgifte; een volledig Europese AI-verwerking wordt niet toegezegd. AI-uitkomsten kunnen onjuist zijn. Controleer voorgestelde wijzigingen voordat je ze bevestigt.

De aparte acquisitiefunctie van de platformeigenaar verwerkt diens eigen ingevoerde leads en geactiveerde mailbox. Na bewuste activering volgt MANE nieuwe verzendingen en reacties voor die leads. Voor de beoordeling van een relevante reactie kan de nieuwste reactietekst naar de OpenAI API gaan. Een positieve beoordeling kan een leadfase veranderen en een reactie stopt verdere opvolging. De beoordeling en onderbouwing blijven controleerbaar; twijfel geeft geen automatische positieve acceptatie. Dit geeft de platformeigenaar geen toegang tot persoonlijke mailboxen van andere MANE-gebruikers. De eigenaar moet zelf zorgen voor een geldige grondslag voor zijn acquisitie en afmeldingen respecteren.

5. Leveranciers en landen
De MANE-app en de zelf gehoste database staan bij Hostinger in Nederland. Cloudflare verzorgt netwerkbescherming en verkeer naar de app. OpenAI verwerkt relevante AI-invoer via de API; de openbare marketingwebsite gebruikt OpenAI Sites. Google verwerkt de diensten die jij apart verbindt. Deze partijen kunnen, afhankelijk van hun dienstverlening, ook buiten de EER verwerken. Hosting in Nederland betekent dus niet dat alle verwerking in Nederland plaatsvindt. Waar dat nodig is, moeten passende doorgiftewaarborgen gelden, zoals toepasselijke standaardcontractbepalingen en aanvullende maatregelen. De leveranciers en hun rol staan op de pagina over verwerking. Mollie wordt pas als betaalverwerking gebruikt nadat de koppeling is geactiveerd; een proefaccount start geen incasso.

6. Bewaren en verwijderen
Bedrijfsgegevens blijven tijdens de dienstverlening beschikbaar volgens de instellingen en handelingen van de klant. Intrekken van een Google-koppeling verwijdert niet automatisch eerder in een dossier bewaarde berichten. Privégesprekken hebben een grens van tien recente gesprekken en maximaal honderd opdrachten per gesprek; dit is geen archiefgarantie. Kostenmetadata kan afzonderlijk blijven bestaan.
Verwijderen uit een scherm wist niet noodzakelijk elke eerdere versie, auditregel of back-up. Vraag voor volledige verwijdering of beëindiging een gecontroleerde afhandeling aan. Voor bedrijfsgegevens gelden de export-, retour- en verwijderafspraken in de verwerkersovereenkomst. Back-ups en herstelkopieën kunnen nog gegevens bevatten totdat ze zijn verwijderd of vervangen; ze zijn beperkt toegankelijk en worden niet als actieve klantadministratie gebruikt. MANE belooft in deze BETA geen onbewezen automatische wis- of hersteltermijn. Wettelijk noodzakelijke administratie blijft bewaard zolang de verplichting geldt.

7. Opslag op je apparaat
De website bewaart openbare bestanden in een browsercache om sneller te laden. De app gebruikt cookies voor je aanmelding en kan werkruimtegegevens en concepten lokaal bewaren voor de werking en het hervatten van je werk. Gebruik daarom een beschermd apparaat en deel je browserprofiel niet met anderen. Afmelden of een browsercache legen is geen verzoek om je servergegevens te verwijderen. De openbare bestandencache is niet bedoeld voor privé-API-antwoorden, mailboxinhoud of aanmeldgegevens.

8. Jouw rechten
Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking en, waar toepasselijk, overdraagbaarheid. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Toestemming kun je intrekken voor verwerkingen die daarop zijn gebaseerd; dit verandert niet de rechtmatigheid van eerdere verwerking. Wij controleren je identiteit op een passende manier en reageren in beginsel binnen één maand; een wettelijke verlenging leggen we uit. Niet ieder verzoek kan volledig worden uitgevoerd, bijvoorbeeld wanneer gegevens wettelijk bewaard moeten blijven of rechten van anderen meespelen. Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. BETA en wijzigingen
Deze verklaring beschrijft de huidige dienst en de aangekondigde beheermeting. We informeren gebruikers vóór wezenlijk ander gebruik van hun gegevens. Veranderingen in rechten, doelen of leveranciers worden niet stilzwijgend een toestemming voor onverenigbaar hergebruik. Gebruik MANE tijdens de BETA niet voor medische dossiers, bijzondere persoonsgegevens of strafrechtelijke gegevens zonder een afzonderlijke voorafgaande schriftelijke afspraak en passende inrichting.